イベントフィードバック管理: イベント前後に効果的なアンケート質問を作る

実は「イベントコーディネーター」は、消防士、パイロット、軍人の次にストレスが多い仕事の1つとして常に上位に挙げられる職業です。

広大な会場を走り回って予備の電源を探しているとき、急きょ足りなくなったお弁当を急いで宅配サービスに注文しているとき、あるいは基調講演前にパニック発作を起こした講演者を一生懸命落ち着かせようとしているときに、フィードバックを集めて活用しよう、なんてことを考えている余裕などないことは十分理解できます。しかし、フィードバックはまさにこのような緊急事態の発生を抑えるために非常に効果的な切り札なのです。 

Eventbriteが公表した2022年の動向調査レポートによると、イベント関係者の50%が対面とオンラインを組み合わせたハイブリッドイベントの開催を計画しています。これは貴重な洞察を集め、イベント体験を改善する機会になります。イベントアンケートで得る洞察は、次のような点で役立ちます。

補足: Eventbriteをイベントに利用している場合は、統合機能を使ってSurveyMonkeyのデータをEventbriteのイベントや連絡先などと同期することができます。

これはアンケート全般に当てはまるベストプラクティスですが、イベントアンケートでは特に重要です。参加者は時間を割いてアンケートに回答してくれるわけですから、相手の時間を尊重する必要があります。質問は5問以内に抑え、要点を押さえるようにしましょう。

自由回答形式の質問を1つか2つ入れて全体的な感想やアイデアを求め、残りの質問（特にロジスティクスに関する質問）は「その他」の選択肢を含む複数選択肢の質問にします。しかし、イベントフィードバックはまさに緊急事態の発生を抑えるために非常に効果的な切り札なのです。

どうしても5つ以上質問する必要がある場合は、できる限りスキップロジックを適用して、回答者に関連のある質問だけが表示されるようにしましょう。たとえば、昼食のお弁当を注文していない人に対して、お弁当に満足したかどうかなど尋ねないことです。

イベントフィードバックへの回答をできるだけ多く集めたい気持ちは、もちろんわかります。ですが、質問をすべて回答必須にすると、すべての質問に答えられた人の結果しか手に入らなくなるため、逆に効率が下がってしまいます。 

むしろ、できる限り、「必須」の質問を1つも作らないようにします。どのようなデータでも、集めたら必ず役立ちます。たとえ回答者がいくつか質問をスキップしたとしても、残りの回答から貴重な意見を知ることができます。 

例外は、その回答に基づいて次に表示する質問を判断しなければならない、スキップロジックの質問です。この質問に関しては回答必須にする必要があるので、アンケートの始めの方に配置しましょう。 

始めの方に置く質問でいえば、もう一つ、一番重要な質問を一番最初に尋ねるのもポイントです。ほとんどのイベントでは、「イベントを総合的に評価してください」や「友人にこのイベントを勧める可能性はありますか」というような、参加者の満足度に関する大まかな質問をここでします。 

細かい質問に入る前に、独立したページでこの質問を尋ねましょう。回答者が［次へ］をクリックすると、SurveyMonkeyがその回答を取得して記録します。すると、たとえ回答者がアンケートの途中で興味を失い、完了しなかったとしても、一番重要な質問のデータは手元にしっかり残ります。 

そして、答えるのが最も難しい質問を最後に配置してください。全問完了したアンケートを少数の回答者から回収するよりも、最初の数問に回答した不完全なデータを幅広い参加者から入手する方が全体的に見れば有用です。

また、質問をトピックごとにグループ分けするなど、直観的な流れを作りだすことも大切です。回答者が理解しやすくなり、すばやく簡単に回答できるようになります。たとえば、1つのページにイベントの内容に関する質問をいくつかまとめ、次のページにイベントのロジスティクスに関する質問をまとめる、というように。

回答者の属性に関する質問は、最後のページに取っておいてください。イベント自体に関するフィードバックデータに比べると重要性は劣りますが、データのフィルタリングやトレンドの把握には役立ちます。 

イベント終了後のメールにアンケートへのリンクをただ貼るだけでは心もとありません。最初の質問をメールの本文に組み込んでしまいましょう。メールは一般的に、参加者との主要な通信手段です。アンケートをメールに直接組み込むと、リンクをクリックする手間を省いて、あっという間に回答してもらえます。回答率が上がり、結果の精度も上がるので、やらない手はありません。 

SurveyMonkeyの調査によると、メールの本文に最初の質問があると、アンケートの開封率が22%も増加することが明らかになっています。しかも開封だけにとどまらず、最後まで回答を完了する可能性も20%アップするのです。

参加者がイベントに対して明確な意見を持っている場合には、好きか嫌いかに関わらず、その感情をアンケートに回答して発散しようとする可能性が高くなります。しかし、私たちが正確な洞察を得るためには、それだけでは足りません。両極端でない中間の回答を含めた多くの意見が必要です。すなわち、イベントを「普通」と評価したグループです。このグループは、フィードバックによく耳を傾けると熱心なファンに変えられるチャンスが大きいため、疎かにしてはなりません。

あまり熱意のない人にも回答してもらえるように、できるだけ回答しやすいアンケート構成にし（短くする、複数選択肢にするなど）、リッカート尺度の質問（一般的に「そう思わない」から「そう思う」の複数段階で回答）を入れて、中間層の人が正確に意見を述べる機会を作ります。 

イベント後にアンケートを配って参加者の総合的な体験を知ることも大切ですが、1日以上かかる長いイベントの場合は、イベント中にもアンケートを実施すると効果的です。 

たとえば、各セッションの後に短いアンケートを配り、特定のセッションに関する洞察を得ることができます。この類のアンケートでは、質問を5問以内に収めるのが賢明です。質問は短く、回答は選択形式にして、答えやすくしてください。複数選択肢や評価スケールが表示してあると、毎回貴重な休憩時間を潰してしまうことなく、さっと選択できます。 

では、イベント フィードバック アンケートを作成するときの要点をご覧ください。 

どんな質問をしたらよいか悩んでいる場合は、次回のイベントが終わったら尋ねるべきイベント後アンケートの質問15選を参照してください。

イベントのフィードバックは、常にスムーズに分析できるものではありません。矛盾するデータや不完全なデータを前にして途方に暮れてしまうこともあるでしょう。もっと頭が痛いのは、時間に追われてアンケートの文面を読まずに回答した人や、ただぼんやりと回答した人によって、データがゆがんでしまうことです。アンケート結果を全体的な視点から分析することで、不可解な点が理解しやすくなります。

参加者に最高の体験を提供し、他のマーケティング目標の達成に役立てるためのアンケートは、イベントの前、最中、後に実施できます。詳しくご説明しましょう。 

NetflixやSpotifyのようなストリーミングサービスを利用したことがあるなら、カスタマイズされたコンテンツの楽しさを改めて説明する必要はないでしょう。誰もが、自分の興味に合った体験を好みます。イベント参加者に対しても同じことができるとイメージしてみてください。それが、イベント前アンケートの目的です。

イベント前アンケートは主に2つの目的を果たすために役立ちます。1つめは、最も関連性の高いコンテンツを作成すること。2つめは、ロジスティクスを調整することです。具体的には、食事制限や移動手段、到着時間などに関することです。どちらの課題も、事前に入念な計画を立てれば立てるほど、スムーズに運営できます。 
アンケートの作成方法は、イベントの目標と、参加者の意見をどの程度取り入れたいかによって変わってきます。参加者に予め講演者を選んでもらうのか、主なトピックを選んでもらうのか、あるいは講演内容に沿った質問を出してもらうだけなのか。

また、イベント前アンケートの構成、時間、および送信方法も、参加者の意見をどれだけ取り入れるかによって大きく変わります。ほとんどのイベントプランナーは、参加者に講演者を選んでもらおうとは思わないでしょうが、ワークショップのトピックや焦点を尋ねると、（ロジスティクスの単純な質問に比べ）分析にも行動にもかなりの時間が割かれます。  

イベント前アンケートを開始する前に、次のことを決めましょう。

実際の質問は開催するマーケティングイベントの種類によって異なりますが、ニーズに合わせてカスタマイズできる、一般的なイベント前アンケートのテンプレートをご用意しています。

他にも次のような質問ができるでしょう。

繰り返しになりますが、イベント前アンケートを実施するタイミングは、求めている意見によって異なります。大きく3つのタイミングに分けられます。

オプション1: 最大限の意見を取り入れる（セッションのトピック選択など）には、イベントの3～4ヶ月前にアンケートを送信します。フィードバックを収集して分析し、講演者に伝えて準備してもらうために必要な時間です。イベントの規模や講演者の経験値によっては、参加者に講演者を選んでもらうこともできるでしょう（たとえば、全社を挙げた会議ではなく、社内のワークショップを計画している場合など）。

オプション2: ロジスティクスや属性について尋ねる場合（滞在先はどこですか、役職を教えてください、など）は、イベントの2、3週間前が良いでしょう。必要な情報を集めつつ、イベントへの期待を膨らませてもらうことができます。

オプション3: 最後のオプションは、イベントの数ヶ月前と数週間前の2回アンケートを送信するという方法です。回答者の作業量は増えるのですが、最大限の情報を得ることができます。回答する側の視点で言えば、かなりの間隔をあけて2つの短いアンケートに答えることには、一般的に問題ありません。それでも協力をお願いするという立場は忘れないようにしましょう。あるいは、1つめのアンケートの対象を特定の人のみに絞る手もあります。これだと、他の回答者のアンケート疲れを軽減できるだけでなく、選ばれた人々にその意見を重視していることをアピールできるというメリットがあります。

アンケートをいつ送信するにせよ、配布する手段はメールがおそらく最適な方法です。最近のデータによると、ブランドとのコミュニケーション方法として多くの人がメールを好むことが明らかになっています。 

結果を手にして一番に行うべきことは、もちろん、イベントを調整することです。しかし同時に、参加者の属性を把握する良い機会でもあります。遠方から来場する人は何人いますか？異なる業界から何人の代表が参加しますか？

このような情報を今後のイベントに活用したり、イベント前の広報を評価してひきつけたターゲットとその理由を分析したり、トレンドをフィルタリングしたりできます。

さらに、このデータは予算の申請にも一役買います。参加者が貴重なオーディエンスであること、特定のトピックや種類の体験に興味を持っていることを証明できれば、追加予算の大義名分になります。グラフや表をエクスポートしてプレゼンテーションに取り入れ、要点を伝えましょう。

イベント中のアンケートから得る回答は、イベントのマーケティング担当者と市場調査担当者の両者にとって宝の山です。今まさにイベントを体験している人から確かな印象を聞く絶好のチャンスになります。興味の対象となるフィードバックテーマは製品、イベント自体、一般的な業界の展望など様々だと思いますが、対象グループに関する洞察を即座に得ることができる大変貴重な機会です。 

イベント中アンケートは、(1) リードの獲得と、(2) 市場調査という2つの面で役立ちます。イベント前やイベント後のアンケートとは異なり、イベント自体を良くすることよりも、イベントからより多くの価値を引き出すことに重点を置いています。

そもそも多くの企業がリードを獲得する目的でイベントを開催しています。イベントの成功を左右する非常に重要な柱です。リード ジェネレーション アンケートの主な目標は、できるだけ手間のかからない、魅力的なアンケートを作ることです。

市場調査の場合は、製品開発やマーケティングのための洞察を得たり、今後のコンテンツ作成のためのデータポイントを入手したりするなど、もう少し幅広い目標を設定できます。イベント中アンケートで次のことを把握できます。

アンケートの構造は、リードジェネレーションと市場調査のどちらの目的で使用するかによって異なります。リードジェネレーションの場合、連絡先情報と所属組織や役割に関する情報に焦点を当てた、非常に短いアンケートにする点を守り、他には質問を一切加えないでください。一方、市場調査アンケートの場合は、質問の内容によって違ってきます。 

イベント中の市場調査アンケートのベストプラクティスは以下のようにまとめられます。

リード ジェネレーション アンケートのベストプラクティスはもっと単純です。必要な情報を漏れなく、できるだけ簡潔なアンケートにして収集してください。

いずれの場合も、回答の収集方法はほとんど同じです。主に以下の3つのオプションがあります。

1つ注意が必要なのは、大規模なイベント会場や展示会でよく問題になるインターネット接続です。アンケートへの回答が不安定なWi-Fi接続頼みにならないように気をつけます。その点、SurveyMonkey Anywhereを使うと、オフラインで回答を得ることができます。集めたデータは次回ネットに接続したときにクラウドにアップロードされるので安心です。 

大規模な会議に参加したことがあるなら、対面アンケートのもう1つの特長、インセンティブをご存知でしょう。Tシャツやスーパーヒーローのフィギュア、あるいはiPadや鉢植えの観葉植物が当たる抽選券など、会議になくてはならない楽しみです。

景品で回答率を上げつつ、アンケート回答者への景品提供を自動化したいなら、SurveyMonkeyとSendosoの統合をご利用ください。誰かがアンケートを完了するたびにギフトカードやオリジナルグッズ、その他の景品を自動的にトリガーできます。 

人気のインセンティブはギフトカード、飲食物、アクセサリー、会社のグッズ、抽選への参加資格などですが、もっと個性的な景品で注目を集めたい場合には、Sendosoが最近の電子書籍で次のような景品を提案しています。

オリジナルの市場調査について詳しく知りたい場合は「市場調査の究極ガイド」をご覧ください。

リードジェネレーションだけを目的としたアンケートで尋ねるべき質問の代表例をご紹介します。

市場調査アンケートでは内容がもっと幅広くなりますが、押さえておくべきベストプラクティスは、知りたい主要分野を3つ程度に絞り、各分野ごとに1つか2つの質問を入れることです。 

たとえば、Spark Industriesが新製品としてジェットスーツの開発を検討しているとします。SparkXを利用して関心度を測定し、安全性に関する懸念を評価し、ターゲットとなる購入者層を特定することができます。

独自の市場調査を実施したい場合は、SurveyMonkeyの独自市場調査のための究極ガイドが役立ちます。

キオスク端末やポスター、ブース担当者を用意すれば、イベントの開催中ずっとイベント中アンケートへの回答を受け付けることができます。トイレや飲食コーナーの近辺は参加者が休憩時間にぶらつき、列に並んでいる可能性も高いため、これらのツールを設置するのに適しています。

他にも次のような場面でアンケートへの注目を促せます。

イベント中アンケートを回収したら、いくつかやるべき作業があります。

イベントが終わったら、シャンパンを開けてゆっくりしたくなるものですよね。その前にもう一つだけ、早めにやっておくべきことがあります。それは、イベント後アンケートの送信です。

イベント後アンケートの作り方

イベント後のアンケートは、イベントの全体的な成果を測り、ROIを証明し、次回への洞察を得るまたとないチャンスです。

イベント後アンケートは、構造化された質問と、参加者が頭に浮かんだことを自由に共有できる欄を組み合わせてよく作成されます。うまくいった点とイマイチだった点について、自分の直感に基づいて選択肢を作った上で、自由に入力できる項目を設けることで、もしかしたら最も価値のある情報が飛び込んでくるかもしれません。

イベントコーディネーターは、本番中にイベントをじっくりと体験することはまずできません。つまり、見落としていることがあるわけです。イベント後アンケートは、見逃した成功と失敗を知り、さらに参加者ともう一度やり取りする最後のチャンスになります。

イベント後アンケートは、大抵の場合、参加者との最後の「タッチポイント」になります。ですので、この機会にメールで参加への感謝を伝え、次の行動を取るよう促してみてください （メーリングリストへの登録や、LinkedInで他の参加者とつながることなど）。

SurveyMonkeyは、専門家が作成したイベント後アンケートテンプレートでEventbriteと提携しています。こちらを参照して、スタート地点として利用するだけでなく、ニーズに合わせてカスタマイズしてみましょう。

自由回答形式の質問は1つか2つに制限し、「イベントで1番気に入ったことは何でしたか」や「改善できる点を教えてください」などのように尋ねます。 

イベント後アンケートは、イベント終了から1営業日以内に送信することをお勧めします。参加者の記憶は薄れます。詳細を忘れてしまい、最初の印象が色あせるだけでなく、ひょっとしたら最近参加した他社イベントと混同してしまうかもしれません。フィードバックを素早く集めることができれば、より明確で取りこぼしのない結果が得られます。 

イベント後アンケートの作業を減らしたい場合は、事前にスケジュールを設定しておくと、忘れる心配もありません。 

また、アンケートに回答していない人をフォローアップするのも良いでしょう（ヒント: これも自動化できます）。参加者が自ら回答するのを数日ほど待ってから、数週間以内にリマインダーを1通または2通送信します。3回以上は送らないでください。そして、約1ヶ月経ったらもう送信しないことです。あまりに時間が経つと、たとえ回答数が増えたとしてもほとんど役に立ちません。 

イベント後アンケートを行う主な理由は、長期的な視点でイベントの成功を追跡するためです。結果を過去のイベントとベンチマーク比較することで、成長を追跡したり、イベントのさまざまな側面がどのように変化しているかを確認したりすることができます。毎回、一貫してシンプルなNPSの質問を使用すると、参加者の感情がどのように変化しているかが一目瞭然ですのでおすすめです。

参加者からの率直なフィードバックは、イベントマーケターが行動に生かす限り、最高の贈り物です。常に学びを与えてくれます。たとえ初めから完璧なフィードバックが得られずとも、革新と成長の機会が得られるのです。 

イベントの企画は予定どおりに進まず、非常に骨の折れる、けれども、非常に重要な仕事です。フィードバックツールなど、学ぶためのリソースを自分自身に与え、問題点を解決する際に自分自身を客観視してあるがままを認め、共感しましょう。これによって常に学びを得ることができます。 

SurveyMonkeyのイベント前アンケートとイベント後アンケートの質問もぜひご活用ください。SurveyMonkeyの体験管理ソフトウェアでイベント フィードバック アンケートを分析し、最適な洞察を得ることができます。