人材の採用、学生の入学許可、入居者候補の評価・・・。このような場面で大切なのが申し込みの管理です。簡単にフォームを見つけて記入してもらえるように、準備する必要があります。また、条件を満たした人にすばやく連絡できることも大切です。
まず、申し込みを集めるためのオンラインフォームが作成できれば、大きな一歩になります。ここでは、オンラインフォームを使って申し込み手続きと管理を効率化する方法をご説明します。自信を持って申し込みの収集を開始できるよう、例やヒント、テンプレートもご紹介します。
申し込みフォームの用途
オンラインの申し込みフォームを使えば、ビジネスがより効率的でアクセスしやすいものになります。いくつか例をご紹介しましょう。
- 採用プロセスの標準化。応募者にとって、質問に答えたり履歴書をアップロードしたりする手順が簡単になります。応募者の情報や書類が1ヶ所に集まるため、募集する側は、スムーズに整理できます。
- 入学手続きの効率化。フォームがあれば、幼稚園から大学までの入園・入学申し込みやオンライン登録を簡単に収集できます。保護者が重要な連絡先情報や健康情報を記入します。大学であれば、学生本人に提出してもらった小論文や質問への回答を評価し、入学資格審査に役立てることができます。
- 賃貸申し込みの単純化。 入居者候補に、連絡先情報や、生活スタイル・職業に関する情報を提供してもらい、入居審査をスピーディーに進めることができます。
オンライン申し込みフォームの作り方
オンラインフォームを作成するには、いくつかの方法があります。すぐに申し込みの収集を始められるように、申し込みフォームの作成方法を簡単にご説明しましょう。
独自の申し込みフォームを作成する
フォームの作成を開始する用意ができたら、SurveyMonkeyに登録して無料アカウントを作成するか、すでにアカウントをお持ちの場合はログインします。
- ヘッダーメニューから［アンケートを作成］を選択し、［最初から自分で作る］を選択します。
- 質問文がすでに用意できている場合は、質問タイプを選択し、質問文をコピーして質問フィールドに貼り付けます。
- 質問文がまだない場合は、質問バンクで専門家が作成した質問を検索できます。質問バンクにある質問は、数回クリックするだけでフォームに組み込むことができます。
AIを使って申し込みフォームを作成する
AIを使用してフォームを作成するには、申し込みフォームの目標を明確にしておく必要があります。目標さえはっきりしていれば、後は簡単です。
- ヘッダーメニューから［アンケートを作成］を選択し、［AI自動作成機能］を選択します。
- フォームで何を達成したいかをプロンプトとして入力します。
- 目標に合ったフォームが自動的に作成されます。そのまま使うことも、編集を加えることもできます。
用意された申し込みフォームテンプレートを使用
SurveyMonkeyには、多数のオンライン フォーム テンプレートが用意されているため、今すぐ申し込みの収集を開始することができます。
- ヘッダーメニューから［アンケートを作成］を選択し、［テンプレートを使用する］を選択します。
- ドロップダウンメニューから［フォーム］を選択します。
- 任意のテンプレートをクリックして内容を確認します。使いたいテンプレートが見つかったら、［このテンプレートを使用する］を選択してアカウントにそのフォームを作成します。フォームは自由にカスタマイズできます。
オンライン申し込みフォームテンプレート
アンケートのアイデアをお探しなら、次のような人気のオンライン申し込みフォームテンプレートをぜひ参考にしてください。
会員制の組織で、申し込み・承認・支払いプロセスを効率化します。このテンプレートには、クラブやジムなどへの入会に適した質問が含まれています。入会フォームには、次のような用途もあります。
- 雇用・給与に関する情報を提供してもらう
- 無料トライアルに興味があるかどうかを確認する
- 各種プランやメンバーシップレベルについて説明する
人材を募集する際、簡単に応募できる方法を提供しましょう。会社のWebサイトにこのフォームを組み込んで重要な情報を入力してもらえば、条件を満たした候補者にこちらから連絡することができます。次のようなフィールドを含めましょう。
- 氏名と連絡先情報
- WebサイトまたはLinkedInプロフィールのURL
- 履歴書またはポートフォリオのアップロード
入居候補者をすばやく審査して、最適な候補者と連絡を取りましょう。Webサイトに賃貸申し込みフォームテンプレートを組み込むか、興味を持っている人にメールで送信します。次のような情報の入力フィールドを含めます。
- 氏名・電話番号・現雇用主など、重要な個人情報
- 喫煙者の有無、ペットの有無といった生活スタイル情報
- これまでの賃貸履歴と、信用調査を許可するかどうか
有能なインターンを採用しましょう。インターンシップ申し込みフォームテンプレートを使えば、募集要項を伝え、応募者から次のような情報を得ることができます。
- 現在通っている学校・教育機関
- カバーレター
- 職務経験、勤務可能日
アクセスしやすいオンラインフォームを使って、奨学金の申し込み・審査プロセスを標準化します。奨学金申し込みフォームは、奨学金の種類や給付条件に合わせてカスタマイズできます。候補者の審査に役立つ、次のような質問を含めましょう。
- ご自分が奨学生にふさわしいと考える理由は何ですか。
- 将来、どのような職業に就きたいですか。
- どのような課外活動に参加していますか。
助成金の管理・付与を担当しているなら、フォームを使って、金額・申し込み期限・応募管理者の氏名・助成金の説明といった重要情報を伝えましょう。同時に、応募者から次のような情報を収集することができます。
- プロジェクト主任の連絡先情報、プロジェクトの日程・予算
- どのような問題を解決するのかなど、プロジェクトの説明
- プロジェクトの効果をどのように測定するか
NPO・慈善団体・ビジネスを手伝ってくれるボランティアを募集しましょう。ボランティア申し込みフォームでは、活動の調整に役立つ次のような情報を収集します。
- 関連性のある特殊技能・体験
- 希望する役割・プロジェクト
- 作業可能日
どの子どもに入学を許可するかを決めます。応募者に関する次のような情報を集めましょう。
- 生徒の氏名・年齢・性別・生年月日・住所
- 保護者に関する情報（職業など）
- 生徒の病歴
参加者に関する情報を集めて整理します。サマーキャンプ申し込みフォームで集める情報は、参加者の安全性や健康を守り、満足してもらう上で重要です。保護者に次のような質問をしましょう。
- 参加者の氏名・年齢、保護者の連絡先情報
- アレルギーや服用薬の有無と種類
- 参加者のTシャツのサイズ
オンライン申し込みフォームを作成する5つのヒント
- 申し込みフォームを組み込む
フォームをWebサイトやメールに組み込むと、申し込みが簡単になります。Webサイトを訪問した人は、どこにも移動せず、その場でフォームに記入できます。また、メールにフォームの最初の質問を表示すると、回答率が22%上昇することが判明しています。
- 適切な情報を漏れなく求める
ほとんどのオンラインフォームでは、氏名やメールアドレスといった基本的な連絡先情報の入力を求めます。フォームを実際に作成する前に、集める必要のある情報をすべて書き出しましょう。そうすれば、オンライン申し込みフォームにどのような質問を含めるべきかが明確になります。関係のない質問が含まれている長々としたフォームは、回答してもらえない可能性があります。
- 記入内容を保存できるようにする
質問の数が多い場合や、手元にない情報を記入しなければならない場合などに、申込者が1回では記入を完了できない場合があります。申込者が記入内容を保存し、後で戻って記入を再開できるように、フォームを設定することができます。
- 重要書類のアップロード用フィールドを用意する
履歴書などの書類の提出が必要な場合は、書類だけを別途送信してもらうのではなく、申し込みフォームに［ファイルのアップロード］フィールドを含めて同時に提出してもらえるようにします。そうすれば、応募者に関する情報と書類がすべて1ヶ所に集まります。応募者に安心して情報を提供してもらえるよう、なぜその書類が必要なのか、どのような対策を通じてデータを保護しているかを説明しましょう。
- 申し込みフォームが送信された時点で受領を知らせる
時間をかけて申し込みフォームに入力したのに、［完了］ボタンを押しても何の反応もなく、申し込みフォームが本当に届いたのかどうかがわからないという状況は、申込者にとっては最悪です。申込者を安心させるため、フォームが無事に届いたことと、次にどのようなステップが待っているかを知らせるようにしましょう。それには、次のような方法があります。
- 使用したいアンケート終了ページ体験を選択します。デフォルトのオプションをそのまま使用した場合、送信が完了したことを知らせるメッセージと、フォームへの記入に対するお礼の言葉が表示されます。
- デフォルトのアンケート終了ページを使用したくない場合は、任意のURLに申込者をリダイレクトすることができます。たとえば、申し込みの完了や次のステップについて知らせるWebページのURLなどを使います。
- フォームに記入した人に確認メールを自動送信します。メールの文章で申し込みが届いたことを知らせ、メールに記載されたリンクを使って申込者に自分の回答を確認してもらうことができます。
SurveyMonkeyで申し込みプロセスを効率化
申込者を審査し、条件を満たした候補者にすばやく連絡しましょう。ニーズに合った申し込みフォームテンプレートを選択してカスタマイズし、Webサイトかメールに組み込みます。申込者が入力した情報とアップロードした書類は、1ヶ所に集まります。
SurveyMonkeyを使って申し込みフォームの作成・管理を簡単にする方法をご覧ください。
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