イベント運営に関しては、明確なルールなどほぼ無いと言っても過言ではありません。この世に一つとして同じイベントは無いので、毎回独自のアプローチが必要です。つまり、イベント責任者としての腕を磨きたいなら、計画的であると同時に柔軟でなければなりません。柔軟性があれば適応し、学習し、変えることができるので、イベントを経験する度に理想に近づくことができます。加えてイベント運営アンケートソフトウェアの力も借りれば、時間管理の作業を合理化してイベント運営能力をさらに強化できます。
イベントをただ滞りなく運営するだけで満足しないでください。これからご紹介する「イベント運営能力を磨く10のヒント」を生かして、開催するイベントをすべて記憶に残るものにしましょう。
優秀なイベント責任者には、どのようなイベント運営能力が必要だと思いますか？どんな人とも気持ちよく話せることはもちろん、何より大切なのは人の話を聴けることです。
さまざまな情報を処理しなければならないので、計画性に優れていることも大切です。計画を立て始めるのが早ければ早いほど有利になる一方、突然の変更にも対応できるように備えておく必要もあります。ということは、企画の最初から最後まで、常に冷静さを保つ能力も優秀さの証と言えますね。
以下の点を忘れないでください。
イベントプランナーと連携する場合はプランナーが目標リストを送ってくれるかもしれません。しかし、プランナーがいない場合は、クライアントと協力してイベントの具体的な目標を設定します。できるだけ細かく決めてください。駐車場スタッフが1時間あたりに移動させる車は何台ですか？1回の質疑応答でいくつの質問を受け付ける予定ですか？可能な限り数字を書き出してください。
イベントの詳細を決定するのに早すぎることはありません。会場をおさえ、ベンダー各社の早割を利用できるように、できれば1年前には決定を下し始めてください。この初期の段階では（参加人数がまだわからないので）ある程度柔軟性のある契約を結ぶ必要はありますが、早めに会場やベンダーに連絡を取っておけば時間と費用を節約し、本番間近の頭痛の種も減らせます。この段階でイベント企画アンケートを使用すると、イベントの準備に役立つ重要な情報を収集できます。また、イベント企画のチェックリストもご覧ください。
一つとして同じイベントはありません。このことを理解している多くのベンダーが柔軟な価格設定でイベントに合わせたカスタマイズをしてくれます。最初から見積もりを依頼するのではなく、費用をいくらにしたいか計算して、その5～10%安い金額をまずは提示してみましょう。そうすれば、たとえベンダーが値上げ交渉をしてきても予算内に収まりますし、多くの場合は費用を削減できます。
イベント運営の成功は人脈次第と言ってもいいでしょう。利用したい会場やベンダーとは日頃から密に連絡を取ってください。必要なときにすぐに対応してくれます。元同僚やボランティアとのコミュニケーションも大事です。幅広い社会的ネットワークを生かせば、優秀なスタッフとボランティアのチームを手間なく即座に結成できます。
新しいイベントテクノロジーを敬遠しないでください。イベントを成功させるために、イベントを進化させる革新的な変化をどんどん取り入れましょう。さまざまな方法でイベント運営に新しい技術を導入できます。
自分たちが慣れていないテクノロジーをイベントに導入する場合は、詳しいスタッフを必ず配置してください。イベント中はこのスタッフが、発生する問題のトラブルシューティングを担当します。
ハラハラドキドキのパフォーマンスから学校の表彰式まで、どんなイベントでもリハーサルをするに越したことはありません。イベントの1週間前にスタッフ、ボランティア、そして（可能であれば）司会者・講演者が一堂に会するリハーサルを予定しましょう。プログラムに大幅な変更が必要になっても対応できるうえ、スタッフやボランティアにも事前準備に十分な時間が与えられます。リハーサル中にすべてのテクノロジーをテストすることもお忘れなく。
素晴らしいイベントを運営する鍵は、参加者の体験を理解することです。イベント当日は、職務の許す限り参加者に意識を集中してください。会場の空気を読み、参加者と言葉を交わします。リアルタイムのフィードバックアンケートでデータも収集しましょう。
どのイベントでも終了後にチームから報告を受ける時間を取りましょう。中心スタッフ、全スタッフ、またはスタッフとボランティアの両方で構成されるグループで、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかについて話し合います。このような報告会は、イベントがまだ記憶に新しいうちに関係者の感想や提案を引き出す効果的な方法です。
参加者、スタッフ、ボランティアが荷物をまとめて帰った後も、まだできることがあります。イベントの1週間後に、それぞれのグループにメールでフォローアップしましょう。メールには、実用的なアドバイスを収集するためにグループごとに異なる質問を入れた最終フィードバックアンケートへのリンクを張ります。
イベント開催に協力してくれた会場やベンダーには、お礼のメールを送りましょう。各関係者に、惜しみない協力への感謝と、今後も連携していきたい旨を伝えてください。
イベントが終わる度に前向きな変化を取り入れ、学んだことを行動に移しましょう。参加者、スタッフ、ボランティアから届いたフィードバックを確認して、イベント運営の非効率的な部分を洗い出して取り除きます。ここでよくある問題を解決する方法をいくつかご紹介します。
イベント運営能力を磨く方法がわかったところで、早速実践してみましょう。SurveyMonkey AIを活用した体験管理プラットフォームを使えば、イベント企画力を次の次元に引き上げることができます。今すぐイベントの時間管理作業を効率化しましょう。
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