イベント企画のチェックリスト: イベントを成功させる簡単なステップ

イベントの成功は、大きなインパクトを与えます。大規模なイベントであれば、イベント終了までにソーシャルメディアで平均1,400,000回も取り上げられます。このようなイベントは、直接の知り合いの輪を超えた多くの人々に、あなたの活動や事業、業界についての情報を広めます。イベントを毎回うまく運営することは、大きな意味を持ちます。

イベント企画にまつわるすべての作業を同時進行でこなすのは大変、と感じているのはあなただけではありません。世界で最もやり手と言われるイベントプランナーですら、イベント運営に欠かせない日々のロジスティックスに頭を抱えているのです。大丈夫!心配する代わりに、便利な16週間イベント企画チェックリストを使って予定どおりに事を進めましょう。

  • 目標を定める: イベントを開催する目的は?達成したい目標は?トピックやテーマを決めたり、明確な目標を掲げたり、参加者数の記録更新となる数値目標を設定したりして、プロジェクトの方向性を定めます。
  • チームを結成する: プログラム管理、イベントマーケティング、イベント調整、プログラム調整、会計といった役割を各メンバーに割り当てます。役割ごとに明確な目的を示し、可能であれば数値目標を設定しましょう。
  • 開催地を選び、日取りを押さえる: イベント前アンケートを実施して、参加者が払いやすい金額の上限や行きやすい会場、同行者(子ども、配偶者や恋人、同僚、友人といった)を調べます。それから、条件を満たす会場に、空いている日を問い合わせましょう。
  • イベントのメインゲストを決定する: 自分やチームメンバーの人的ネットワークを駆使して、イベントの目玉となる人気の講演者、司会者、出演者に問い合わせ、スケジュールが空いているか、確認します。
  • イベントのロードマップを作成する: メインゲストが決定したら、イベントのその他の部分のロードマップを作成します。誰に加わってもらいたいか、何を準備すべきかを検討しましょう。
  • 予算を組む: ロードマップに沿って経費を計算し、どのように支払うかを決定します。参加費や出展企業、スポンサーなどの資金提供者からいくら集める必要があるかを割り出しましょう。それに基づいて参加費やスポンサーの規模などを決めます。
  • 資金提供者を確保する: 出展企業やイベントスポンサーを探します。可能性のある相手にイベントの目的やメインゲスト、スポンサーの規模などの情報を提供しましょう。
  • メインゲストと契約を交わす: 宣伝用の写真やプロフィールなども提供してもらいます。また、往復のチケットや宿泊などの手配も済ませましょう。
  • スポンサーと契約を交わす: 宣伝用のロゴなども各スポンサーに提供してもらいます。
  • 出演者を決定する: もう一度人的ネットワークを吟味して、講演者や司会者を含む出演者を決めます。それぞれの出演意志とスケジュールが確認できたら、プログラムに追加していきましょう。
  • エンターテインメント、ケータリング、来場者の案内、会場警備などを決定する: イベントに関わる業者のスケジュールを確保します。
  • イベントの許可と賠償責任保険を確保する: 食品提供や音、看板、道路使用などの許可、警察による警備といったことに関する必要な届け出を地域行政に提出します。賠償責任保険は、ケガや物損などの事故を補償します。
  • イベントをブランディング: 注目を集めるようなイベント独自のデザインを制作し、宣伝用の素材や会場、グッズなどを彩りましょう。
  • 参加登録を開始する: 要点を押さえたオンライン登録フォームを作成します。到着時刻や食事制限、Tシャツのサイズなど、運営に必要な質問を忘れずに入れましょう。
  • イベントを宣伝する: Webサイトを作りましょう。ソーシャルメディアに専用のイベントやページを作成するのも効果的です。講演者や人気ゲストの出演が決定したら、早速記事を投稿しましょう。手元にある連絡先に残らず通知します。また、関連するメディアにプレスリリースを配信することもお忘れなく。
  • プレゼンターおよび業者と契約を交わす。
  • 必要な機材や備品などを購入またはレンタルする: 業者の在庫を確認しましょう。また、会場に揃っているものを確認して、足りないものがあれば供給業者に問い合わせ、購入またはレンタルの手配をします。グッズや商品サンプルなどのお土産も準備しましょう。
  • スピーチやプレゼンなどのコピーを集める: メインゲストやプレゼンターにスピーチやプレゼンの資料を提供してもらいます。内容が適切かどうか判断し、必要であれば本人と相談して内容を調整します。
  • イベントのプログラムと台本を作成する: 悪天候時や参加者が少なかった場合の代替プランも準備しておきましょう。
  • ボランティアを手配する: 人員の配置を決定して、ボランティアを募ります。 オンラインのボランティア登録フォームでそれぞれのスキルや興味を尋ねれば、各ボランティアにぴったりの役割を与えられます。
  • 参加登録を締め切る。
  • イベント情報を送信する: イベントのプログラムやメニュー、出演者の情報、他の参加者の連絡先情報など、イベントの目的に沿った情報をまとめて参加者に配信します。これは、イベントへの期待を聞き出す絶好の機会です。もしイベント専用のアプリがあれば、ダウンロードの手順も忘れずに載せましょう。
  • 出演者のメディアインタビューを設定する: 関連するメディアに出演者のリストをあらかじめ送って興味を持ってもらいます。そして、出演者にインタビューを受ける機会を提供します。メディア用のパスを準備し、可能であれば、会場にインタビュー用の場所を設置しておきます。
  • すべてのスピーチとプレゼンのコピーを、ハードコピーとデジタルの両方で用意する: 「失敗する余地があるなら、失敗する」というマーフィーの法則を念頭に置いてください!
  • 会場設営をする: 参加者へのお土産を含むすべての機材・備品が揃っているかを確認します。受付、椅子、テーブル、ステージも設置しましょう。
  • ボランティアに説明する: ボランティアを少人数のグループに分けてそれぞれにイベント担当者を割り当て、責任をもって動けるよう手配します。
  • メディアに連絡する: 各メディアの来場を最終確認します。
  • リアルタイムのフィードバックを収集する: プログラムの休憩時間にイベントのフィードバックフォームを配信しましょう。リアルタイムでイベントの状況を把握すれば、発生した問題にすぐに対処できます。
  • 感謝のメールを送信する: 参加者、ボランティア、出演者それぞれに向けたメールの下書きを作成します。参加者数や、生産的な対話、ポジティブなフィードバックなど、イベントの成果を伝えましょう。
  • イベント後アンケートを添付する: 事後アンケートを活用してイベントの成果を測定し、次回の企画に生かします。参加者ボランティア、出演者のそれぞれに合わせてアンケートの内容を調整しましょう。

SurveyMonkeyの包括的なイベント企画チェックリストを活用して、イベントの準備をスムーズに進めましょう。チェックリストの欄にチェックを入れるだけでなく、ステップ1で設定した自分自身の目標に沿って進捗状況を測ることもお忘れなく。