匿名の従業員アンケートで有意義なデータを収集

経営者であれば、従業員がどのように感じているかを理解することが生産性の維持に欠かせない要素であり、従業員の定着率にも大きな影響を与えることを認識しておく必要があります。従業員の感情を理解する一番の方法はアンケートです。けれど、従業員はあなたの質問に正直に答えてくれるでしょうか？ 

この問題の解決に一役買うのが、匿名の従業員アンケートです。従業員が仕返しを恐れることなく、安心して率直な意見を記入できる方法です。では早速、匿名の従業員アンケートとはどのようなものかを見てみましょう。ビジネス環境と企業文化を、より強く、生産的にするための活用方法もご紹介します。

従業員アンケートは、従業員に関する詳細な情報を本人から直接得ることができる便利なツールです。しかし、否定的なコメントや苦情を書くと職場で不利な立場に立たされるのではないかと恐れ、100%正直には答えにくいと感じるのが一般的です。そこで活躍するのが、匿名式の従業員アンケートです。

匿名のアンケートでは、従業員のID番号やメールアドレス、所属部署など、個人を特定できる情報は一切収集せず、（質問が正しく設定された場合）アンケートの回答に基づいて個人が特定されないことを保証します。この匿名性により、回答者は安心して自分の考えを記入し、肯定的な意見だけでなく、否定的な意見も率直に表明することができます。また、匿名性は「社会的望ましさバイアス」という、他者に良く思われるような回答をするバイアスをも防ぐこともできます。 

匿名アンケートは、機密アンケートと混同されることがあります。機密アンケートの場合、個人情報は収集しますが、機密情報として保護され、公開されません。つまり、アンケートの管理者は誰がどのような情報を提供したかを確認できるので、回答内容に基づいたフォローアップを自由に行うことができる点で異なります。

有効性の高い匿名アンケートですが、他の手法と同様に欠点もあります。最も大きなデメリットの一つは、問題を知らせるコメントがあっても確認や対応ができないことです。たとえば、従業員が管理者との間で起こっている問題を報告しても、部門や管理者が特定されていなければ、その具体的な状況を把握して対処するための術がありません。

個人情報が一切ないので、部門やチーム、勤続年数など、比較したい従業員セグメントに基づいて回答を分類することもできません。

また、従業員の中には、気兼ねせずに意見を言えるこの機会を、建設的で実用的なフィードバックではなく、不平不満を言うために利用する人もいるかもしれません。

匿名アンケートは、職場のさまざまなシーンで頼りになります。安心して率直に回答できる方法で、フィードバックを収集しようとする会社の姿勢が、従業員からの信頼を高め、価値のある情報を引き出すことにつながります。 

従業員エンゲージメントとは、日々の業務の中で従業員が尊重されているか、意欲を感じているかを示します。また、会社のミッションや業績に対してどのくらい献身的かも測定できます。Gallup社の最近の調査によると、従業員エンゲージメントは米国でも35%に届いておらず、世界的にはこれをはるかに下回っているのが現状です（東アジアは17%）。全体的に「静かな退職」と呼ばれる、最低限の仕事しかしないスタンスが広がっており、従業員エンゲージメントも右肩下がりです。従業員エンゲージメントをビジネスの観点から理解することは、明らかに重要と言えます。

では、あなたの会社の従業員は意欲を持っているでしょうか。この答えを見つける一番の近道が、従業員エンゲージメントアンケートです。「従業員エンゲージメントアンケートを、匿名にする必要なんてあるのだろうか」と疑問に思っているなら、答えは「Yes」。従業員の本音を知りたいなら絶対に必要です。匿名の従業員アンケートでは主に質的な質問を使い、従業員が仕事に意欲的である理由、または意欲的でない理由について詳しいインサイトを導き出すデータを収集できます。

このアンケートで提起された問題に対して行動を起こすことで、エンゲージメントを改善できるだけでなく、従業員のことを気にかけ、その意見や気持ちを大切にしているというメッセージを伝えることもできます。従業員エンゲージメントは、ビジネスの成功に極めて大きな影響を与えるため、まずは匿名のアンケートを実施して、現状と改善すべき点を把握してみましょう。

従業員満足度とは、従業員が自分の仕事や体験、職場、組織全体に対してどの程度満足しているかを表す用語です。従業員の満足度を理解することは、優秀な人材を定着させ、職場での従業員エンゲージメントを向上させるために不可欠です。先ほどご紹介したGallup社の調査でも、米国の従業員が職場に不満を感じていることが明らかになっており、「極めて満足している」と回答した人は、わずか19%に過ぎません。満足度はエンゲージメントの重要な構成要素なので、不満の原因を特定し、問題を解決するための行動を起こすことによって、エンゲージメントと満足度の両方を向上させることができます。

従業員満足度の分野で、自社がどのあたりにいるのかを確認するには、匿名の従業員満足度アンケートを実施してみましょう。満足度は、報酬、企業文化、評価、福利厚生、仕事量、有能なリーダーシップなどと関連性があるため、従業員の有形・無形のニーズにどのように応えているかを把握することができます。この知識と、それに基づいた行動が、従業員のエンゲージメントと定着率に直接影響を与えます。

従業員満足度のアンケートを匿名にすると、改善が必要な分野を知るために欠かせない率直なフィードバックを得ることができます。率直なフィードバックに応えて行動を起こすことで、満足度が高まるだけでなく、従業員への思いやりというポジティブなメッセージが伝わります。

従業員退職アンケートは、従業員がなぜ会社を辞めることを選ぶのかを知るために重要なツールです。この回答により、他の従業員の不満の原因や、今後従業員が退職する要因となりうる問題を探る重要なヒントを得られます。

退職する従業員と面接を行うことは言うまでもなく重要ですが、退職する人たちの多くは人事担当者の目の前で率直に話すことはためらうでしょう。これは、おそらく退職者面接で話す情報が元同僚や採用担当者、あるいは新しい雇用主と共有される可能性があることを知っているからです。だからこそ、匿名の従業員退職アンケートは、退職する従業員から貴重な情報を入手するためのソリューションとなるのです。

匿名アンケートは、既存の従業員の定着率を高めるのに役立つフィードバックを従業員から得る方法とも言えます。

苦情フォームに匿名機能を追加すると、会社や個人、チームに関する批判や訴えを行う従業員を保護することができます。職場の不正行為への対処、苦情の申し立て、インシデントの報告などに活用してください。 

匿名の苦情フォームを取り入れることで、従業員は報復を恐れずに苦情を申し立てることができます。これは、問題が報告されるのか否かの大きな違いを生みます。もちろん、人事部にいつでも報告するよう従業員に通知することはできますが、匿名の苦情フォームの存在を知らせれば、恐れから問題をほのめかすだけに留めたり、矮小化したりせず、ありのままに報告するよう従業員を力づけることができます。

実際に匿名の従業員アンケートを作る準備ができたら、SurveyMonkeyがお手伝いします。回答者の匿名性を確保しながら、必要な情報を収集するためのツールや機能をご用意しています。

SurveyMonkeyでは、個人を特定できる回答者情報の追跡および保管を防ぐ、匿名の回答コレクターを使用することができます。回答者のIPアドレスは、バックエンドログに記録され、13ヶ月後に削除されます。

アンケートに複数のコレクターを使用する場合は、個別に匿名回答を有効化してください。エンタープライズプランをご利用の場合は、管理者がチーム全体に対してデフォルトで匿名回答の設定を有効にすることできます。 

プロのヒント: アンケートを送信する前に、匿名回答を有効にする必要があります。この機能を有効化する前に収集された回答は匿名にはならないので、ご注意ください。

従業員アンケートを実施すると、「この従業員アンケートは本当に匿名ですか？」と訊かれることがあります。アンケートのリンクに添える説明やアンケートの導入部に、この疑問に答える文章を付け加えてください。回答がどのように処理され、匿名性がどのように維持されるかを従業員に知らせましょう。この情報を事前に提供すると、率直に回答してもらえる可能性とともに、回答率も高まります。

SurveyMonkeyのような、サードパーティーのアンケートツールを使用すると、メールアドレスやIPアドレスなどの識別情報がアカウント管理者に知らされることがないため、匿名性を確保しやすくなります。

匿名のアンケートで名前やメールアドレス、電話番号などを尋ねない方が良いことは、一目瞭然だと思いますが、他にも、役職や組織・チーム名など、厳密には回答者の身元を絞り込んで特定できる可能性があり、警戒心を抱かせる質問があります。

アンケートで集める必要のある感情と、その背後にある理由を引き出す質問を作成しましょう。提出後に回答者に追加の質問をすることはできません。受け取る情報を最大限に生かせるよう、質問の投げかけ方には細心の注意が必要です。

たとえば、「直属の上司とは良い関係ですか」という質問ではなく、 まず「上司はあなたの仕事をサポートし、評価してくれますか」と尋ね、「上司はサポートや評価をどのように示しますか」と質問してみましょう。

従業員のことをよく知っていれば、回答内容から突き止めたくなるかもしれません。けれど、これは絶対にしてはなりません。たとえ聞き覚えのある言葉遣いを目にしたりしても、回答者を特定しようとしたりはせず、従業員を尊重してください。アンケートを匿名で実施することを約束しているのですから、従業員の信頼を裏切る行為になります。アンケートの回答に基づいて従業員を特定（または誤認）したところで、良い結果は期待できません。

「従業員エンゲージメントを阻んでいる障害を突き止めたい」、「従業員満足度を下げている要因は何だろう」、「どうして退職者が出るのだろう」、「匿名の苦情フォームや退職アンケートを設置する良いタイミングだろうか」など、SurveyMonkeyで匿名の従業員アンケートを作成すると、さまざまな問いへの答えが見つかります。

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