退職面接では、なぜ従業員が職場を離れるのか、どうすれば引き留めておけたか、というインサイトを得ようと試みます。確かに退職面接でこの目的は達成できるかも知れませんが、肝心の、有能な人材を定着させる効果はほとんどありません。

この点でより実用的なのはステイインタビューです。定期的にステイインタビューを実施すれば、従業員が昼休みを利用して競合企業に履歴書を送り始める前に、仕事や会社についてどう考えているのかを把握できます。

ステイインタビューを実施すると、従業員の意見や貢献を重視していることを従業員に示せます。さらには、コスト・時間面で負担となる離職を避けるうえで、主要なツールとなり得ます。

従業員の離職率が高くなると、収益性の低下、職場の士気の低下、そして製品の品質低下につながる可能性があります。しかし、ステイインタビューを行うことで、この形勢を変え、従業員の定着率アップに役立つインサイトを得ることができるので、働きやすい職場に転換することができるのです。

離職率が高いと、新入社員の採用や研修にコスト・手間がかかるだけでなく、従業員の生産性や士気にも影響が波及します。離職率が高いと、徐々に次のようなことが起こります。

さらに、昨今の消費者は情報通なので、数ヶ月ごとに担当者が変わったり、カスタマーサービスに電話しても専門的なアドバイスがもらえなかったり、担当者が職場に満足していない様子だったりすると、取引先の変更を検討しかねません。つまり、従業員は企業にとって最も貴重な財産なのです。粗末に扱って浪費するなんてもってのほかです。 

ステイインタビューは、潜在リスクを、現実になる前に食い止める実用的な戦略です。チームマネージャーは、ステイインタビューを通じてメンバーとつながりを保ち、メンバーの考えを理解し、生産性・士気・会社へのコミットメントに影響するような問題をより迅速に把握できます。

ステイインタビューは、従業員がなぜ仕事を続けている（ステイ）のか、何が退職の理由となり得るかをマネージャーが理解するための対話です。効果的なステイインタビューを行うには、カジュアルな雰囲気で会話しながら構造的な質問をします。

通常は、1年に2～3回、30分ぐらいのインタビューを行います。従業員が留まっている要因、退職を検討し始めるときの問題についてそれぞれ重要な洞察が短時間で得られるという点で効果は絶大です。

ステイインタビューは、本気で退職を考え始める前につながりを保つことができるので、特にパフォーマンスの高い従業員の場合に貴重です。何が会社に留まる動機となっているのか、どんなことがあったら他の会社に移りたくなるのかを直接聞くことができます。

優秀な業績を上げている従業員を支えるモチベーションを理解することで、会社に留まってもらうだけの適切な報酬を提示することができます。たとえば、Gallupの報告によると、従業員の64%がワークライフバランスの改善を望んでいます。他社からの受け売りではなく自ら構造改革を行えば、優秀な従業員により多くの自由を与えることができます。ステイインタビューを実施して、従業員エンゲージメントを高めて離職率を低下させるための正しい方向性を把握しましょう。

ステイインタビューは、会社と従業員の両者にメリットをもたらします。

インタビューを実施するということ自体が、会社が従業員の意見を尊重しているという強いメッセージになるうえ、従業員は、うまくいっていること・いないことを伝えることができます。

ステイインタビューによって離職率の上昇につながる予兆を早めに見つけることができます。特に、優秀な人材に影響を及ぼしかねない傾向を特定するうえで役立ちます。それによって得た時間と根拠に基づいて有意義な変更を行えば、従業員が抱えている問題に対処する姿勢を示すと同時に、優秀な人材が大挙して退職する事態を防ぐことができます。

優秀な人材を維持し、離職率を下げるうえでステイインタビューが果たす役割は、簡単には数値化できません。しかし、エンゲージメントの高い会社に、定着率・従業員満足度・収益性・ROIなどさまざまな面でメリットがあることは、多くの調査で判明しています。

効果的なステイインタビューを実施するには、すべての従業員が理解できる明確なプロセスを確立する必要があります。このインタビューの目的は、従業員の満足度を改善するための情報収集ですので、アイデアを出してもらうための事前通知が大切です。同様に、初めてステイインタビューを受ける従業員には、その内容と実施理由を説明すると良いでしょう。

最後のステップでは、インタビューでの発言を重視していることを従業員に示します。従業員が提起した懸念や問題に対処しないことほど、ステイインタビューを台無しにすることはありません。

適切な計画と目標設定に加えて、インタビューを慎重かつ戦略的に行うことが重要です。率直で明確なフィードバックを引き出せるかどうかに直接影響するからです。ステイインタビューを実施するときは、次のような点に注意が必要です。

従業員は忙しいので、時間を無駄にしてはいけません。場当たり的にステイインタビューを設定すると、従業員の置かれている状況を尊重していないと思われ、業績に問題があって呼び出されたのではないかという不安や警戒心を持たれる可能性があります。

ステイインタビューとは何か、なぜそれを行うのかについて、透明性を確保します。受け取ったフィードバックが、成功を阻む問題や障壁を予見的に特定するため、そして改善に向けたアイデアを集めるために使われることを理解してもらいましょう。

ステイインタビューを実施するときは、従業員に必ずステイインタビューとは何かを知らせ、準備時間を与えることが大切です。すでにインタビューの目的も明確に伝えてあれば完璧です。話し合いたいトピックの詳しい概要を事前に知らせておき、従業員が考えを整理できるようにすれば、実際のインタビューの場で意見を正確に伝えてもらうことができます。事前に従業員満足度アンケートを実施して洞察を手に入れ、インタビューの間に深掘りするのも有効です。

ステイインタビューは尋問ではなく会話の形を取らなければなりません。その実現に大いに貢献するのが場所や雰囲気です。インタビュー相手である従業員がくつろげる場所を選びましょう。対面で行うと、仕草から読み取れるものがあり、相手を会話に引き込むことができるので理想的です。ビデオ会議で実施しなければならない場合は、忙しい時間帯を避けるようにしましょう。

ステイインタビューは、業績評価の立場を逆転させたものと言うことができます。従業員が上司・経営陣・会社の業績を評価するのです。ですから、業績評価とはまったく関係がないこと、従業員の発言が業績評価には影響しないことを強調しましょう。

理想的なステイインタビューは、事前に用意した質問をしながらも、会話が予想していなかった方向に展開していき、従業員の考えや気持ちを深く理解できるような、バランスの取れたものです。次のような点を従業員に理解してもらえるようにするのが、ステイインタビューにおける優れた質問です。

褒められて嬉しくない人はいません。口では「別に嬉しくない」と言う人ですら、本当は嬉しいはずです。それを念頭に置いて、こちらの評価が伝わるような質問の仕方を考えましょう。その人が秀でている点や最近挙げた業績を強調するのも1つの方法です。忠告しておきますが、大げさにならないように。業績を誇張しておだてたりすると従業員に意図を見破られ、逆効果になってしまいます。

高いパフォーマンスは評価に値するだけでなく、最終的には従業員の成功、ひいては会社の成功の鍵を握ります。しかし、勝つことがすべてではありません。従業員の結果だけではなく、その人となりや、直面している問題も会社にとって重要なのだということを理解してもらう必要があります。真摯に共感し、理解を示すことで、意見や考えが尊重されているという実感を持ってもらいましょう。

ステイインタビューを行えば従業員の問題に関する洞察が得られ、新しい職場を探し始めるほど状況が悪化する事態を避けることができます。フィードバックを尊重することや、問題の解決または状況の改善に向けて最大限の努力をするつもりであることを明確にしましょう。

良いステイインタビューでは、問題だけでなく機会も特定できます。たとえば、リモートワークと出社勤務を組み合わせたハイブリッド勤務にすると生産性やエンゲージメントが高まるという従業員もいるでしょう。また、有能な従業員に「他の人の成功を支えることに満足感を覚える」と言われたなら、そのニーズを満たすようなメンター制度の導入を考えましょう。このような措置を講じると、継続的に投資を行って従業員の成長を支えようという会社の姿勢がアピールできます。

ステイインタビューでは、仕事に対する従業員の意識に変化をもたらすようなさまざまな低コストの変革のアイデアが見つかる可能性があります。従業員は、長い1週間の終わりに燃え尽きてやる気を失っているかもしれません。金曜日は午後2時に退社してよい、という制度を導入すれば、会社が従業員の声を聞き入れ、行動を起こしていることが明らかになります。また、自発的な共同作業やプライバシーの確保ができるよう、オフィススペースに工夫を凝らすのもよいでしょう。このような措置は、会社の反応の速さや理解の深さを示すため、長期的にはエンゲージメントやロイヤリティの向上につながります。

会社でまだ退職面接を行っている場合には、完全に止めてしまわなくても、ステイインタビューを加えることで退職面接の必要性を減らすことができます。ステイインタビューはチームのエンゲージメント、満足度、生産性、意欲を維持します。従業員の頻繁な出入りを減らすことができる費用対効果の高さを考えると、ステイインタビューを始めない手はありません。社内で従業員アンケートを実施し、結果を整理して、エンゲージメントを促進するためのツールとテクノロジーをお求めなら、早速最適なSurveyMonkeyプランを確認してみてください。