イベントの返信フォームを作成・活用して万全を期す

出欠確認用の返信フォームは英語で「RSVP」フォームといい、フランス語で「返信してください」を意味する「répondez s'il vous plaît」の頭文字をとった言葉です。皆さんもよく、主催するイベントへの出欠を収集する際や、招待されたイベントへの出欠を知らせるためにこの返信（RSVP）フォームを使用するのではないでしょうか。イベントがオンラインであろうと対面であろうと、参加者を把握することはイベントの企画段階で重要な作業になります。

出席者の所在地が全国、あるいは世界中に散らばっていても、参加者を把握し、必要な情報をすべて収集して手元で手軽に管理するには、オンラインフォームが最も効率的です。

どのようなイベントであれ、オンライン返信フォームで各回答者から詳しい情報を集めることができます。イベントの内容に応じてオンラインフォームをカスタマイズして、誰もが楽しめるイベントを企画するのに役立つ情報を入力してもらいましょう。

オンライン返信フォームを使う一番のメリットは、すべての情報をリアルタイムで、1か所に収集できることではないでしょうか。この情報が詰まったダッシュボードは、パソコンからでも、タブレットやスマホからでも、場所を問わず手軽にチェックできます。

どのイベントでも重要になるのが、出席者の人数です。正確な人数が分からなければ、イベント会場の規模も、発注する食事の量も決まりません。勘に頼るなんてもってのほかです。人数を少なく見積もってしまうと、会場が混み合い、食事が足りなくなるでしょう。逆に多く見積もれば、閑散とした会場に残された大量の食品を廃棄する羽目になり、費用も無駄になります。

イベントを主催する場合、すべての出席者に快適に過ごしてもらうことが何よりも大切です。会場の内外で、身体的に特別な配慮を必要としている出席者はいませんか。食べ物の制限はありませんか。オンライン返信フォームにこのような情報の入力欄を設ければ、参加者一人ひとりが集まりを楽しむために必要な準備を整えることができます。

オンライン返信フォームから得る情報は、各出席者に歓迎の気持ちを伝えるためにも役立ちます。たとえば、同伴者の名前が事前にわかっていれば、座席カードや名札などを準備できます。また、返信フォームに記載された連絡先を使って、イベントへの期待を高める情報を知らせてみるのもいかがでしょうか。

ヒント：イベント後アンケートも忘れず送信してください。次回の集まりやパーティー、各種イベントを計画する際に役立つ参加者からのフィードバックを集められます。

返信フォームと言えば結婚式を連想するかもしれませんが、他にもあらゆるイベントに利用できます。以下のベストプラクティスを参考にして、オリジナルのオンライン返信フォームを作成しましょう。

すでに連絡先情報を知っている出席者に対しても、オンライン返信フォームで必ず再確認してください。電話番号、メールアドレス、住所はいつ変わっていても不思議ではありません。連絡先の記入欄を設けることで、必要な時に確実に連絡を取ることができます。

顧客向けのイベントの場合には、参加者に連絡先情報を求めると同時に、その情報が今後の特典提供やイベントのプロモーション、その他のマーケティング目的で使用されることを明確に説明してください。この手順を踏むことで、参加者が個人的な情報を入力するのか、仕事で使う情報を入力するのかを判断できます。

適切な規模の会場とケータリングは、ある程度余裕をもって予約する必要があります。そこで、返信の期限をフォームに目立つように記載してください。期限になったら招待者リストに目を通し、必要に応じてリマインダーを送ります。ただし、全員からの返信をいつまでも待つ必要はありません。人数を確定して計画を進めなければなりません。

オンラインフォームを送信した直後、不安になったことはありませんか。送信ボタンをきちんと押せたかな？あるいは後々、あのイベントの返信出したかな？と思うことも。そこで、返信を受信するごとに確認メールを送って安心してもらいましょう。イベントの詳細を併記すれば、出席者が日時や場所、その他必要な点を改めて確認できるようになります。

イベントの種類に応じて、オンライン返信フォームに以下のフィールドを入れることをお勧めします。

封筒に入れて送るのはもう過去の話。手作業で返信ハガキを整理し、参加者の情報を表にしていた時代を覚えているでしょうか。ハガキがどこかで紛失したのではないか、返信の内容を見逃したのではないか… 心配は尽きませんでしたね。 

オンラインの返信フォームを使うとすべての作業がインターネット経由で行われるため、効率が限りなく上がります。

イベント参加者の連絡先を知っている場合は、返信フォームをメールで配布できます。たとえば、結婚式や親戚の集まりなど、参加者のことをよく知っている場合に最適です。

同じメールアドレスを使ってリマインダーも送れます。

参加者の多い会議や見本市、講演会などの公開イベントを主催する場合は、Webサイトに返信フォームを組み込みます。SurveyMonkeyのツールを活用するとあっという間に組み込むことができ、Webサイトを訪問した参加希望者をスムーズにフォームに導けます。

有料メディアやその他のマーケティング手段を通じて返信フォームへのリンクを宣伝し、イベントページやフォームにトラフィックを引き込みましょう。

イベントページと返信フォームへのリンクをソーシャルメディアに投稿します。SurveyMonkeyではオンラインフォームへの専用リンクが生成されるので、ソーシャルメディアの種類を問わずイベントの宣伝に活用できます。人々がソーシャルメディアで費やす平均的な時間は1日に約2時間30分ですので、イベントの宣伝と返信フォームへのリンクを投稿するのにこれ以上最適な舞台はありません。

SurveyMonkeyでは、オンライン返信フォームを簡単に作成できるツールをご用意しています。返信用テンプレートを使って素早く始めましょう。SurveyMonkeyのテンプレートはすべてカスタマイズできるので、イベントに合わせてロゴや画像、グラフィック、テキストを追加することも可能です。

SurveyMonkeyには、イベント用のオンライン返信フォームの作成に必要なものがすべて揃っています。テンプレートを使うか、ゼロから新しいフォームを作成するかお選びください。いずれも、画像やテキストなどを自由にカスタマイズして、独自のフォームを作成できます。
SurveyMonkeyのフォームソリューションが、必要なときにいつでもお手伝いいたします。今すぐアカウントを作成して始めるか、ご自身のニーズに合ったプランを検討してご利用ください。さっそく始めましょう！