プロジェクトに関わっていると、役割に関わらず、かなりの割合で、プロジェクト管理ソフトを使うことになるでしょう。
あなたのチームがこのソフトウェアを効果的に使えるかどうかは、プロジェクト管理プロセスを最適化するために重要なポイントです。しかし、チームが最大限それを使うようにするにはどうしたらよいでしょうか。あまり使っていないのであれば、どうしたらもっと使ってもらえるようになるでしょうか。
アンケートやクイズを使うことです。
クイズとアンケートの役割を説明する前に、プロジェクト管理ソフトウェアと、組織でそれが通常どう使われているかを見てみましょう。
プロジェクト管理ソフトウェアの概要
プロジェクト管理ソフトウェアは、従業員が個別のプロジェクトを整理、計画、実行するために使われます。これには各プロジェクトの成果物やタイムラインの定義、適当な関係者へのタスクの割り当て、関係者間のコラボレーションとコミュニケーションを可能にすることが含まれます。
プロジェクト管理ソフトウェアの利用例は、従業員と職位によりますが、一般的な次のようなものがあります。
- リーダーの立場にある従業員がプロジェクト全般を閲覧する
この例では、該当する従業員は、進行中のプロジェクトの種類についてレポートを作成・分析します。その結果、誰がどんな作業をしているか、プロジェクトが会社の目標にどの程度沿っているかを把握することができます。
- リーダーの立場にない従業員は、担当プロジェクトについて関心を持っている
参加者は主に、各自の時間と労力に優先順位を付けるため、主に「納期」、「次のステップ」、「今集中しなければならないプロジェクト」などに関心を寄せます。
- チーム全体のソフトウェア使用の管理を任された従業員
該当する従業員は、主に運営関係の業務を担っています。プロジェクトが適切に管理されているか、予定通りに実行されているか、従業員がソフトウェアの使い方について、迅速に、適切な研修を受けていることを確認する責任を担います。
非常に多くの会社と従業員がプロジェクト管理を必要とするため、多数のプロジェクト管理ソフトウェアプラットフォームが市販されています。中でもTrello、 Jira、Basecamp、Microsoft Projectはよく使われています。
アンケートは利用例と改善点を特定する
では、貴社の従業員は貴社で使用しているプロジェクト管理ソフトウェアをどのように使っているでしょうか。
答えを見つけるのは簡単です。アンケートで聞いてみればよいのです。次のような質問をしてみます。
- なぜ会社のプロジェクト管理ソフトウェアを使っているのですか？
- 会社のプロジェクト管理ソフトウェアを使用する頻度を大まかに教えてください。
以上の質問に対する回答で、ソフトウェアがどのように、またどの程度従業員の役に立っているかが分かります。同時に、従業員にとってあまり価値がない、または使いにくいために、あまり使われていない部分も判明します。
アンケートを使うと、会社のプロジェクト管理ソフトウェアをもっと有効に使ってチームに役立てる方法を発見できる可能性もあります。面と向かって発言することをためらう従業員にも、匿名で回答できるアンケートならば、発想豊かで、率直な意見を述べる機会を提供できます。
次のような質問を考慮します。
- プロジェクト管理ソフトウェアで改善して欲しい点は次のどれですか？
- 現在はできないが、できたら良いと思うプロジェクト管理ソフトウェアの利用方法にはどのようなものがありますか？
- プロジェクト管理ソフトウェアをもっとよく使うために研修を受けたいと思うもの（ある場合）を次の中からを選んでください。
最後に、少なくとも1問は自由形式の質問を必ず含めます。賢明な決定を下すのに役に立つ、意外な回答が得られるかもしれません。
知識を学ぶと同時に欠落しているものの特定に役立つクイズ
クイズは従業員のソフトウェアに対する理解度を把握し、さらに研修が必要な部分を特定するために有用です。
クイズを実施するには、まず役割別に従業員をグループに分けます。次に、定義した役割ごとに、難易度が低、中、高の問題を考えます。
例えば、プロジェクトの管理にソフトウェアを使うが管理職でない従業員グループならば、次のようなタスクを理解している必要があります。
- チケットの作成（難易度低）
- レポートの作成（中）
- カスタムダッシュボードの作成（高）
クイズを作成して結果を分析する際は、次のヒントに留意してください。
- 重要なトピック関連の質問や難易度の高い質問の加重を高くします。そうすることで、従業員のソフトウェア使用能力がより正確に最終スコアに反映されます。
- 回答が間違っている場合、正しい回答を示すだけでなく、なぜ正しいのかを示すカスタムフィードバックを返すと、学習と改善の機会を提供することができます。
3) 最も正解率の低かった質問を特定します。次にその質問で、どんな誤答が選ばれているかを調べてみます。その答えを検討すると、チームに必要な研修を把握する手がかりとなります。
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お使いのプロジェクト管理ソフトウェアは、組織の目標達成を助けるツールです。ソフトウェアを最大限活用するには、時間をかけてその利用方法や、利用価値の低い部分、研修をすれば従業員の役に立つ部分を特定しましょう。クイズとアンケートを使うと、各部分に対処するために必要な洞察を得ることができます。
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