オンラインのスケジュール投票: SurveyMonkeyで日時を調整する
SurveyMonkeyの使いやすいスケジュール投票で、会議やイベントなどのスケジュールを参加者の都合に合わせて簡単に調整しましょう。
グループで会議の日時を決めようとすると、メールやグループチャットで延々とやり取りを続ける羽目に陥りがちです。全員が多忙な上に、ばらばらの場所で働いていたりすると、本来5分で終わるはずの調整に何日もかかってしまうこともあります。
そこで活躍するのが、スケジュール投票です。この方法なら、繰り返し連絡を取る必要がなくなります。SurveyMonkeyでは、スケジュール投票を数分で作成し、あらゆる手段で共有し、即座に日時を調整することができます。
スケジュール投票とは？
スケジュール投票とは、ミーティングの候補日時を提示し、参加者にそれぞれ都合の良い時間を選んでもらうオンラインフォームです。時間帯や所要時間、オンラインか対面かといった選択肢をこちらから提案して、参加者に選んでもらうため、メッセージを延々やり取りする必要がなくなります。
スケジュール投票を使えば、日時や場所がすばやく決められるため、調整に無駄な時間がかかりません。この方法なら、全員の意見が反映され、計画がスムーズに進みます。
オンラインの投票作成ツールですばやく日程を調整
オンライン投票を活用すれば、電話やメールでやり取りしなくても、必要なときにフィードバックを収集し、会議の日程をすばやく調整することができます。
スケジュール投票が役立つ場面
スケジュール投票は、単なる業務効率化ツールではありません。グループでの日程調整が必要なあらゆる場面で活躍し、時短に貢献します。ここでは、よく使われるケースをいくつかご紹介します。
仕事の会議
世界規模でスタンドアップミーティングや四半期レビューなどを行うときは、異なる部署やタイムゾーンをまたいで全員のスケジュールを調整する必要があります。そのような場合でも、1つのリンクを共有し、「参加」の票がもっとも多く集まった日時を選ぶだけで済みます。
理想的なシナリオは、招待を一度送信するだけで、後から日程を変更する必要が生じないことです。
シフト調整
レストランや小売店、現場チームでは、投票形式でスタッフの都合を把握し、シフトを作成することができます。
理想的なシナリオは、ピークタイムをカバーした、バランスの取れたスケジュールを立て、寸前にシフト交換が発生しないようにすることです。
イベント
委員会の会議でもコミュニティワークショップでも、スケジュール投票を使えば簡単で透明性の高い調整が可能になります。
理想的なシナリオは、参加率が高く、直前のスケジュール変更が不要になることです。
家族・友人の集まり
同窓会やグループ旅行、ボランティア活動、ゲームナイトも、少ないやり取りでスピーディーに計画できます。
理想的なシナリオは、全員が開催日時の決定に関わったため、当日も全員が参加できることです。
SurveyMonkeyでオンラインスケジュール投票を作成する方法
1. 無料で登録
アカウントを作成し、専門家認定のアンケート テンプレート ライブラリーから既成のレイアウトを選びましょう。ゼロから始めたい場合は、オンライン投票作成ツールで空白のアンケートを開き、複数選択肢またはチェックボックスの質問を追加します。また、AIアンケート生成ツールに「社内の人材マネージャー向けに、1時間の四半期計画会議のスケジュール投票を作成したい」といったプロンプトを入力すれば、スケジュール投票を自動生成できます。
ヒント: 投票のタイトルは、「第4四半期計画—60分レビュー」のように具体的に設定しましょう。
2. 質問を追加
たとえば「Zoom会議を実施して第3四半期の予算について話し合いたいのですが、どの日時なら参加できますか」のように、明確な質問をしましょう。選択肢を5〜7個用意すると、参加者にとって決めやすくなります。
ヒント: 各選択肢にタイムゾーンを明記しましょう（「1月14日（火）午前9:00〜9:45 PT」など）。
3. リンクを共有
SurveyMonkeyでは、スケジュール投票の配布も簡単です。メール・チャット・SNSで投票のリンクを送信・投稿できます。回答する側は、アカウントは不要です。グループでイントラネットやクラスサイトを利用している場合は、リンクをページに埋め込むこともできます。
ヒント: リンクの上に目的を説明する一文を添えておくと親切です。
4. 回答を追跡
投票結果は、リアルタイムで確認できます。「参加」の回答が最も多い日時を探しましょう。回答サマリーやエクスポート機能を活用すれば、一目で回答が把握できます。
ヒント: 回答がなかなか集まらない場合は、リマインダーを1回だけ送信しましょう。
5. 日時を決めてフォローアップ
投票を締め切り、最適な日時を選んでカレンダーの予定に招待します。必要なら、出欠確認用の短いアンケートを実施して最終確認を行います。
ヒント: 招待文は短くして、タイムゾーンを再度記載することで混乱を避けましょう。
専門家おすすめのスケジュール調整術
グループで日程を決めるだけなら簡単そうですが、スケジュール投票の作り方によって、反応の速さや結果の明瞭さは大きく変わります。選択肢を絞る、タイムゾーンを記載する、締切を設定するといった小さな工夫で、回答を促進し、余計なやり取りを減らすことができます。次回のスケジュール投票では、以下のような専門家のアドバイスを参考にして、スムーズかつ確実な日程調整を実現しましょう。
- 質問バンクを利用すると、中立的でわかりやすい言い回しが見つかります。
- 出欠を確認したい場合は、名前やメールアドレスの入力を必須にします。正直な回答をもらうことが重要であれば、匿名にします。
- 多忙なスケジュールを考慮し、最も重要な参加者の出席可否を確認します。
- 選択肢を5～7個に絞ることで、回答者が迷わず選べるようにします。
スケジュール投票にSurveyMonkeyを選ぶ理由
SurveyMonkeyのスケジュール投票は、さまざまなタイムゾーンやカスタムの質問、安全な共有をサポートしているため、どんな規模のグループでも余分なメールやツールなしで日程を調整でき、提案した日時からスムーズに最終決定が下せます。
- すぐに開始。専門家の手によるテンプレートを利用したり、認定済みの質問バンクで適切な質問を選んだりできます。洗練された投票が数分で完成し、迅速な意思決定が可能になります。
- あらゆる手段で共有。チームが普段どのような手段で予定を立て、つながっているかに応じて、リンクをメールで送信したり、チャットに貼り付けたり、Webページに組み込んだりできます。
- 結果をすぐに確認。回答は、リアルタイムで更新される見やすいグラフに表示するか、エクスポートして詳細に分析し、確信を得た上での判断に役立てることができます。
- 安全に共同作業。アクセス管理や権限設定、投票の整理などが、SurveyMonkeyプロジェクトでおなじみのエンタープライズレベルの制御を通じて行えます。
スケジュール投票に関するよくある質問
- スケジュール投票では、回答者が他の日時を提案することはできますか。
- スケジュール投票では日時の候補をいくつ用意すべきですか。
- 参加者に回答内容を非公開にできますか。
- 参加者のタイムゾーンが異なる場合はどうなりますか。
投票で簡単にスケジュール調整
調整にかかる時間を短縮して、スムーズに前進しましょう。SurveyMonkeyのスケジュール投票なら、わずか数クリックで全員が参加できる日時を見つけ、面倒なやり取りなしでプロジェクトをスムーズに進められます。投票を作成してあらゆる手段で共有すれば、スケジュール調整が新たな推進力に変わります。
無料で登録して今すぐ最初の投票を始め、スムーズな計画を実現しましょう。
始めませんか？
その他のリソースを見る
市場調査ソリューションで成功するブランドを立ち上げ、トレンドをすばやく見つける
SurveyMonkeyの市場調査プラットフォームは質の高いデータ収集をお手伝いします。SurveyMonkeyのオンラインパネルと目的別ソリューションをご覧ください。
