従業員オンボーディングは、従業員ライフサイクルの重要な要素です。また、従業員体験全体の基盤となり、離職率や満足度にも大きく影響します。
オンボーディングプロセスが充実していないと、従業員が能力を発揮できない、仕事に満足できない、辞めてしまうといった事態になりかねません。効果的な従業員オンボーディングプログラムであれば、成果を挙げるために必要なリソースやサポートを新入社員に提供できます。
ここでは、従業員オンボーディングプログラムを作成して高い定着率やパフォーマンスを実現する方法をご紹介します。
従業員オンボーディングとは
従業員オンボーディングプログラムとは、人事部が新入社員を対象に実施するプロセスで、組織になじんでもらうことを目的とします。
オンボーディングでは、役割を果たすために必要なツールやリソース、情報を新入社員に提供します。企業文化や規則、チームの特徴を理解してもらうために、オリエンテーションや研修、顔合わせなどを行うのが一般的です。
従業員オンボーディングプログラムの作成方法
従業員オンボーディングプログラムを実施すると、新入社員が自信を持って勤務をスタートできるため、長期的な定着率の向上にも貢献します。ある調査では、効果的な従業員オンボーディングにより定着率が82%向上することが判明しています。
2026年のビジネス成長を後押しする従業員オンボーディングプログラムの作り方を詳しく見ていきましょう。
採用プロセス
人事担当者は、早めにオンボーディングプロセスを始めることで、採用から入社への移行をスムーズにすることができます。早い段階でアクションがあれば、新入社員は初日から十分なサポートを感じ、従業員体験の質が高まります。また、スムーズな移行は、ブランドの評判も高めます。
最終面接の際に、「お客様の声」を紹介した動画やプレゼンテーションを通じて、企業文化を紹介しましょう。こうした工夫により、候補者は自分らしく働ける職場環境であると納得することができます。新入社員に職場を確実に理解してもらえば、離職率が最小限に抑えられます。
内定通知
従業員が内定を受諾した時点で、本格的なオンボーディングを開始します。期待される役割や業務内容を初出社の前に伝えておくことで、入社への不安を和らげることができます。
早目にオンボーディングを始めるために、次のような資料を送付しましょう。
- ウェルカムキット: パーソナライズしたウェルカムレター、従業員ハンドブック、初日のスケジュールなどを含めます。
- 会社オリジナルグッズ: 会社のグッズが入ったパッケージは、特にリモートチームに人気です。新入社員に早く企業文化になじんでもらうための、心のこもった方法です。
- 手書きのメッセージ: 手書きのメッセージは、親しみが感じられ、所属意識を高める効果があります。人事がこのように気を利かせることで、新入社員にポジティブな第一印象を与えることができます。
最初の週
最初の1週間は、サポート役の同僚の割り当て、チームとの顔合わせ、研修モジュールの実施を行います。
サポート役の同僚の割り当て
最初の週に、オンボーディングの案内役となるサポート役の同僚を従業員一人ひとりに割り当てます。サポート役の同僚は、質問の窓口となり、企業文化の理解を助けます。
チームとの顔合わせ
すぐにグループミーティングまたは個別の場を設けて、チームとの顔合わせを行います。顔合わせを行うことで緊張がほぐれ、つながりが生まれ、人間関係が育まれます。
オンボーディング書類の記入
従業員に、必要な書類やフォームに記入してもらい、次のような作業を依頼します。
- 会社用メールアドレスの作成
- 税務書類の記入
- 給与の振込の設定
- ハンドブック承認フォームへの署名
- 競業避止・秘密保持に関する誓約書への署名
プロセスを効率的に進めるために、書類はメールで送付し、従業員には電子署名を利用してもらいましょう。
研修モジュールの実施
新入社員は、最初の週に研修モジュールをすべて受講することで、業務に必要な知識とスキルを身につけます。
その後、新入社員を対象に研修アンケートを実施し、内容の分かりやすさやレッスンの関連性、準備に役立ったかどうかなどについてフィードバックを集めれば、研修の質を改善することができます。
これらの取り組みによって、職場へのスムーズな移行や協力しやすい環境が促進されます。
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ジョブシャドウイングの実施
ジョブシャドウイングは、職場環境に慣れてもらうための効果的な方法で、新入社員は自分の役割が他のメンバーにどのような影響を与えるのかを理解することができます。関係部署のチームメンバーと協力し、ジョブシャドウイングの機会を設けましょう。
業務内容の案内
最初の週に、徐々に業務内容の案内を始めます。主要なツールやプロジェクト管理システムの使い方が練習できるように、簡単なタスクに取り組んでもらいます。
30日目のオンボーディングチェックイン
オンボーディング開始から30日後に、人事担当者や直属の上司が面談を行い、研修の効果や新入社員の不安などについて話し合います。
30日間オンボーディング チェックイン アンケート テンプレートには、次のような質問が含まれています。
- 業務について、問題なく上司に質問できますか。
- 業務を遂行するために必要なトレーニングやリソースが十分に与えられていると思いますか。
- 最初の90日間に期待されていることをどの程度理解していますか。
人事担当者やチームリーダーは、適切な質問をすることで新入社員向けのオンボーディングプロセスを継続的に改善できます。
60日目の従業員チェックイン
60日後に、もう一度チェックインを実施します。60日間オンボーディング アンケート テンプレートを利用すると、新入社員がどの程度職場になじんだかを把握することができます。
このテンプレートには、次のような質問が含まれています。
- 上司からのフィードバックの量についてどう思いますか。
- 実際の職務内容は、職務記述書から期待していたものと合致していますか。
- 職場の同僚やチームリーダーに大切にされていると思いますか。
60日目の従業員チェックインは、チームに新しく加わった社員にとって、エンゲージメントが高まる体験です。
90日目のチェックイン
90日が経過する頃には、従業員も役割に慣れ、仕事が軌道に乗り始めます。定期的にチェックインを行うと、サポートされていることを従業員が実感できるため、長期的な活躍につながります。
上司からのサポートを十分に実感できない新入社員は、効果的に仕事を進めるのが難しいと感じるでしょう。定期的なチェックインによって、従業員は、質問したりフィードバックを受けることができます。上司側も、この機会にパフォーマンスに関するアドバイスを与え、成長を支えることができます。
90日間オンボーディング アンケート テンプレートには、次のような質問が含まれています。
- 新しい役割にどの程度満足していますか。
- 現在、自分の仕事を一人でこなしていますか、それともサポートを得ながらこなしていますか。
- 新しい役割におけるキャリアの成長について、どの程度楽観していますか。
この時期には、新入社員に学習・成長の機会を提供し、エンゲージメントの向上やスキル開発を後押しすることが大切です。
従業員満足度アンケートを利用して、オンボーディングプロセスを継続的に改善しましょう。従業員フィードバックアンケートで得たデータやインサイトは、オンボーディングの効果を評価するうえで極めて重要です。
従業員オンボーディングのベストプラクティス
効果的な従業員オンボーディングプログラムを作る際のベストプラクティスをご紹介します。
オンボーディングのマイルストーンを設定
オンボーディングのマイルストーンを設定すると、従業員を適切に導くことができ、進捗も把握しやすくなります。
オンボーディングのマイルストーンとしては、次のようなものが挙げられます。
- 歓迎・オリエンテーション: ポジティブな第一印象を与え、チームを紹介し、会社のミッションを概説することで、期待感を高めます。
- 役割・チームへの統合: 最初の週が過ぎたら、新入社員に仕事内容を理解してもらい、チームとの顔合わせを行う必要があります。主要な同僚とのミーティングをスケジュールし、ジョブシャドウイングによる実地研修を行います。
- パフォーマンスチェックイン: 定期的にチェックインを実施し、新しい役割への適応状況や進捗を評価します。チェックインでは、仕事への慣れ具合を調べ、質問に答え、目標を確認します。
- 90日の試用期間の評価: 試用期間が終了する90日目には、従業員が設定されたマイルストーンを達成している必要があります。
- 入社1周年: 入社1周年の記念日は、大切な節目です。感謝の気持ちとして記念品を贈呈することを検討しましょう。
小さな成功もお祝いし、従業員の満足度や仕事への意欲が持続するようにしましょう。
従業員オンボーディングテンプレートの活用
従業員オンボーディングアンケートを利用して、体験についてのフィードバックを収集しましょう。得られたインサイトに基づいてプロセスを改善すれば、将来の採用者に、より充実したオンボーディングが提供できます。
SurveyMonkeyでは、従業員オンボーディングプロセスを効率化するためのアンケートテンプレートを多数ご用意しています。ぜひ以下のテンプレートをご覧ください。
専門家の手によるこれらのテンプレートを使えば、オンボーディングに関するフィードバックが簡単に収集できます。会社のロゴやカラーを使ったカスタマイズも可能です。
従業員オンボーディングアンケートの利用方法
従業員オンボーディングアンケートでは、オンボーディングプログラムの効果を評価し、結果を元に改善点を特定します。会社のマイルストーンに合ったテンプレートを選ぶことが大切です。
オンボーディングプロセスの30日目・60日目・90日目といった節目に、新入社員にアンケートを送信します。また、トレーニング前にもアンケートを実施して、新入社員の知識を把握しておきましょう。正直に答えてもらえるように、回答が匿名であること、オンボーディング体験の改善目的にのみ使用されることを伝えます。
フィードバックが収集できたら、データを確認・分析して傾向やパターンを見つけます。アンケートでは、量的データと質的データの両方が得られるため、うまく行っている点や、うまく行っていない点の把握に役立ちます。これらのデータに基づいて、トレーニング資料の見直しやサポートの補足を行います。アンケートを活用することで、頻繁なフィードバックと継続的な改善の文化が促進されます。
従業員オンボーディングアンケートのメリット
従業員オンボーディングアンケートは、オンボーディング体験の改善に役立つ強力なツールです。主に、次のようなメリットがあります。
- 円滑なコミュニケーションとフィードバックループ: オンボーディング期間中にアンケートを活用することで、新入社員が不安や体験、課題をフィードバックとして伝えられるようになります。フィードバックを受けた人事部は、課題に迅速に対応し、早期離職を防ぐことができます。
- 効果の測定: 従業員オンボーディングアンケートでは、現在のプロセスの効果も測定できます。人事チームは、「良かった点」・「改善して欲しい点」に関する従業員からのフィードバックに基づいて修正を加えることができます。アンケートからは、リソースが足りない部分やわかりにくい点などが明らかになるため、長期的な影響が出る前に迅速に改善できます。
- 従業員からの信頼: アンケートは、従業員のエンゲージメントや信頼の土台になります。自分の意見が聞き入れられ、尊重されていると実感できれば、長く働きたいと感じるものです。フィードバックが実際に反映されることで、会社が自分の意見を大切にしているという信頼感がさらに高まります。高い従業員エンゲージメントは、有意義な貢献や生産性の向上につながります。
- 標準化とベンチマーク: 継続的にアンケートを実施すれば、傾向の分析やベンチマークの設定が可能になります。それにより、オンボーディングプログラムを継続的に更新し、効果を高めることができます。
リモート従業員への配慮
リモートワーカーは、出社勤務の従業員とは異なる体験をしていることが多く、環境への適応にサポートを必要とする場合があります。そのため、リモート従業員に優れたデジタルオンボーディング体験を提供できるように、具体的な措置を講じることが大切です。
- オンライン歓迎会の実施: バーチャル会議で歓迎会を開き、新入社員とチームの顔合わせをしましょう。
- プレオンボーディング資料のメール送信: リモート新入社員に向けてプレオンボーディングを行うことで、第一週の移行がスムーズになります。
- バーチャルのサポート役の割り当て: リモートワークを行う新入社員に、案内役や相談相手となるバーチャルのサポート役の同僚を割り当てます。
- 定期的なチェックインの実施: リモート従業員と定期的にチェックインを行い、仕事に必要なリソースが揃っているかを確認します。
- チーム内交流の促進: 同僚とのカジュアルな交流を推奨し、チームの一体感やつながりを深めましょう。
従業員オンボーディングトレーニングの作成
従業員オンボーディングに関与するマネージャーやサポート役の同僚、チームリーダーなどを対象にトレーニングを実施しましょう。このトレーニングでは、各関係者の役割に合わせて個別のオンボーディングチェックリストを用意する必要があります。トレーニングの目的は、全員の認識を一致させ、新入社員を受け入れる体制を整えることです。
従業員オンボーディングのFAQ
- 従業員オンボーディングは定着率にどのように関係しますか。
- オンボーディングに対するリモート従業員の関与を高めるにはどうすればよいですか。
アンケートで従業員オンボーディングを改善
効果的な従業員オンボーディングは、従業員を成功へと導きます。優れた従業員オンボーディングプログラムの作成を優先し、定着率と生産性を向上させましょう。