オンラインの同意書を使うと、署名をもらうのにかかる時間を短縮できます。同意書で、何らかの活動に参加する人や、何らかの契約を結ぶ人に対して条件を説明し、同意を取り付けることができます。同意書の中には機密情報を必要とするものがあるため、セキュリティー上の理由から、電子的に配布することに対して不安を感じる人も多いでしょう。
しかし、適切な体験管理プラットフォームでオンラインフォームを使用すれば、参加者は情報が安全に守られることを確信できます。オンライン同意書なら、同意書を簡単に作成・配信し、すべてのデータを1ヶ所に保存することができます。
オンライン同意書を使用するメリット
同意書は、他の団体と取引や活動を行う際のリスクから企業を守るためのものです。また、同意書により、企業に、同意内容に従う範囲で法的措置を講じる権利が与えられます。オンライン同意書は、すべての関係者の拠り所となる一元的なドキュメントであるため、使用することをお勧めします。
紙の同意書とは異なり、オンライン同意書は管理が簡単で、データを手元に置いて後で簡単に検索することができます。
共有が簡単なオンライン同意書
オンライン同意書のもう1つの利点は、アクセスのしやすさです。オンラインで同意書にアクセスできれば、同意内容に含まれる条件をすばやくフォームに反映することができます。また、整理整頓のツールとしても役立ちます。オンラインなら、同意書のテンプレートを作成し、今後のイベントの計画に利用することができます。
オンライン同意書には、次のようなメリットがあります。
- 同意書が必要となるようなイベントに備えて、事前に準備しておける。
- オンラインフォームなら、メールやWebサイトを通じて簡単に配信できる。
- 該当する人に事前にフォームを配信しておけば、当日その場で書類に記入してもらう時間を省くことができる。
統合によってデータの使用が簡単に
同意書を統合することで、すべての管理ユーザーがリアルタイムでレポートを確認できるようになります。これは、プロセスを合理化してワークフローの効率を高める優れた手段であり、結果的に生産性の向上につながります。データを簡単に保存・参照できるだけでなく、テンプレートを作成したり、データを他のソフトウェアシステムにつなげたりして、効率を最大化することができます。統合は、エラーの減少にもつながります。
統合がビジネスにもたらすメリットには、次のようなものがあります。
- SurveyMonkeyの統合により、同意書のデータを簡単に保存し、後で参照することができます。保存した同意書を使って新しいテンプレートを作成すれば、ワークフローの効率が上がります。この方法なら、新しい同意書を作成する時間や手間が省けます。
- 同意書を、Googleスプレッドシートのような単純なスプレッドシートや高度なCRM統合につなげられます。統合を使って他のソフトウェアを組み合わせれば、同僚や関係者に洗練されたプレゼンテーションを提示できます。統合により、個々の関係者にメールを送らなくてもリアルタイムで全データを確認してもらえます。
同意書が役に立つ場面
オンライン同意書は、あらゆる種類のビジネスで役立ちます。特にソーシャルディスタンスの実施を徹底させたいときや、オンボーディングプロセスを迅速化したいときに便利です。オンライン同意書は、自宅のコンピューターやモバイルデバイスから署名できます。オンライン同意書は、美容・コスメ業界で規則や行動規範を策定する際や、メディア・エンタメ業界で規約を管理する際に役立ちます。
規則または行動規範への同意
新入社員を迎えるとき、あるいは起業するとき、行動規範を同意書に記載して提示することができます。会社が成長しても、オンラインフォームなら重要な情報を手軽に配信できるだけでなく、更新や変更も簡単です。たとえば、SurveyMonkeyの体験管理システムにより、（修正条項を含めた）同意書に署名した当事者を追跡できます。
職場などのグループでは、同意書を使って一連のルールやポリシーの変更などへの同意を記録することができます。オンラインフォームなら関係者全員に簡単に配布し、同意の状況を記録できます。
美容・コスメサービス
美容・コスメ業界では、外科手術やボトックス注射、タトゥーなどの施術の際にオンライン同意書を使用できますが、レーザー脱毛やワックス脱毛、クールスカルプティングのような美容医療サービスにも使うことができます。SurveyMonkeyの同意書テンプレートを使ってタトゥー施術やまつげ美容用の同意書を作成しましょう。
美容業界向けの同意書は、顧客と業者の保護につながります。オンライン同意書を顧客にメール送信するか、顧客にWebサイトを訪問してもらい、予約プロセスの途中で同意書への記入を求めることができます。そうすれば、来院前に登録してもらえるため、登録にかかる時間が短縮され、より多くの顧客に対応できます。
エンターテイメントとメディア
エンタメ業界では、1つのプロジェクトでさまざまな形態のアート作品を利用します。同意書がなければ、誰から使用許可を得るか、誰に使用料を支払うかがわからなくなってしまいます。オンラインの同意書を使うと、アーティストの作品に対する権利や許可を取得し、アーティストを保護することができます。これは、写真家や映画監督の制作による広告素材の場合も同じで、権利や許可を得て広告キャンペーンに利用することが可能になります。
同意書の作成
まず、同意書の文章の作成から始めましょう。最初のステップは、契約内容を理解し、内容を具体的な文にすることです。さらに、双方の当事者が、同意の内容を明確に理解する必要があります。また、フォームで機密情報の記入を求める場合は、なぜその情報が必要かを説明することが大切です。
どのような契約が必要かを把握する
同意書を作成するときは、双方の当事者が内容を理解できるようにします。同意により、双方の当事者が何らかのメリットを得ますが、多くの場合、妥協も伴います。そのような条件をすべて明確に記載する必要があります。
ここで、同意書の文章を練るためのヒントをご紹介します。
- どのアクションにおいて、参加者に内容を説明した上で同意を得る必要があるかを検討しましょう。
- 発する可能性があるリスクや法的な障壁をすべて洗い出します。
- 同意書が必要かどうかわからない場合は、弁護士に相談するのが得策です。
活動の詳細な説明を含める
活動への同意を得るためには、活動についてできる限り具体的に説明しましょう。これは、インフォームドコンセントの基本です。あらゆるリスクを記載することをお勧めします。そうすれば、関係者全員が契約内容を完全に理解できます。具体的すぎるかも知れないと迷ったときは、一般則としてそのまま使いましょう。同意書が、規則の確立だけでなく当事者の保護をも目的としていることをお忘れなく。
何に同意するのかを明確にする
同意書は、詳細であることが重要ですが、明確であることも同様に重要です。当事者全員が、同意書の文を理解できなければなりません。条件を完全に理解してもらえるように、業界用語は使わず、シンプルな言葉遣いを心がけましょう。たとえば、コスメ業界で顧客から同意を得る場合は、同僚と話すときに使う用語は避けるようにします。一方で、同僚と取引関係を結ぶときは、業界用語を使った方が適切な場合があります。
同意内容を明確にすることは、肖像権使用（モデルリリース）などのケースでも、デジタル素材の使用に問題が生じないようにする上で役立ちます。
データ保護慣行を説明する
オンライン同意書を送信するときは、当事者全員に、体験管理ソフトウェアのデータ保護慣行について説明しましょう。データ保護慣行を冒頭に記載するか、Webサイトの「プライバシーに関するお知らせ」へのリンクを表示します。最初にこの点をはっきりさせれば、安心して情報を提供してもらうことができます。個人情報がどのように扱われるか、どのように保護されるかを必ず明記してください。
ヒント: オンライン同意書やアンケートで集めたデータを保護する方法をご覧ください。
同意書テンプレートの質問を試してみる
既存のテンプレートや質問を使うと、フォームの作成プロセスを効率化できます。SurveyMonkeyに用意されている無料のフォーム・アンケートテンプレートをご利用ください。SurveyMonkeyのテンプレートではさまざまな業界の専門用語が使われていますが、ご自分の業界に合わせて用語を変更し、会社のロゴやブランドカラーを加えることができます。
オンライン同意書を作成・カスタマイズする
SurveyMonkeyは、オンライン同意書を作成するためのテンプレートを、モデルリリースからタトゥー施術まで、メディア・エンタメ業界や美容・コスメ業界のサービス用にご用意しています。今すぐご予算に合ったプランをお選びください。