メールリマインダーは、回答率を上げるために よく使われる手段の1つです。リマインダーを使うと、もう一度受信者の注意を引くことができるため、重要なアンケートを実施していて回答数を増やしたいときに効果的です。リマインダーの有効性には疑う余地がないものの、やり過ぎにならず高い効果が上がるよう最適化するプロセスは、実は経験を積んだアンケートリサーチャーにとっても簡単ではありません。
最初のリマインダーをいつ送るべきか。2回目はいつにするか。どのタイミングで切り上げるか。アンケート後にサンキューメールを送るべきか。どれも、すぐには答えが出ない問いですよね。しつこすぎると相手がわずらわしく感じ、長い間音沙汰がなければアンケートのことを忘れられてしまいます。また、リマインダーを何度も送ると迷惑メールに振り分けられる確率が高まるという問題もあります。そのため、送信を終えるタイミングも重要になってきます。
SurveyMonkeyでは、メールリマインダーの自動化 が可能になりました。送信のタイミングを事前に設定しておけば、以降実施するアンケートに適用できます。しかし、リマインダーを自動化する場合は、さらに慎重にタイミングを決める必要があります。
SurveyMonkeyで実施される膨大な数のアンケートのうち、多くが招待メールやサンキューメール、リマインダーを利用して回答率を高めていますが、その送信の仕方には大きな違いがみられます。私たちは、データをさまざまな角度から分析して、どんな方法でアンケートのパフォーマンスが向上するかを特定しました。リマインダーのタイミングを決めるときに役立つので、ここでご紹介します。
リマインダーについて知りたいですか？
リマインダーやサンキューメールを送ると決めたら、ぜひヘルプセンターで設定方法をご確認ください。
リマインダーを送る最適なタイミングはアンケートの招待から48～72時間後
早々にリマインダーを送るのは考え物です。回答する気がある人に念を押しても、迷惑になるだけです。リマインダーを送る意味があるのは、受信者が前のメールを読んだ後、あるいは読まずにスルーした後ですが、大量のリマインダーを一斉に送る場合、全員の反応を待ってから送るのでは効率が悪すぎます。どうすれば良い妥協点が見つかるでしょうか。
大部分の受信者にとって意味のある期間を特定しましょう。標準的なアンケート（上のグラフでは緑色の線）であれば、48時間以内に全回答の86%が収集されます。ということは、その後でリマインダーを送信すれば回答率が高まります。
しかし、これはアンケートにもよります。上記のグラフの青色の線を見ると、アンケートのうち5%は平均よりゆっくり進行することがわかります。たとえば長いアンケート、忙しい季節に実施されるアンケート、特に忙しい人たちを対象としたアンケートなどです。ご自分のアンケートもそれに当てはまりますか？そうであれば、少し長めに待つべきでしょう。
アンケートのリマインダーを送るときは、最初のメールから（大部分のアンケートで）48時間後、または（何らかの理由で回答者が反応するまでに時間がかかると思われる場合は）72時間後にすることをお勧めします。
リマインダーは必要な場合のみ、4回まで
他の人たちがリマインダーを何回送っているのか、興味ありますよね。下のグラフをご覧ください。
全アンケートのおよそ29%で1回目のリマインダーが送信されていますが、2回目、3回目、4回目となると急激に割合が減ります。5回以上リマインダーを送るケースは珍しいものの、SurveyMonkeyのシステムレコードには40回リマインダーを送信したケースも記録されています。何回で終わりにするか、どう判断すればよいのでしょうか。
まず、招待メールを送ってから48～72時間で必要な回答数が揃ったなら、リマインダーは不要です。回答がいくつ必要かをあらかじめ明確にしておき、目標数に達したらリマインダーをキャンセルできるよう態勢を整えておきましょう。特に自動メールシステムをセットアップしてある場合は、停止の準備が大切になります。アンケートの回答者が顧客であれ、従業員であれ、他の誰であれ、必要性がない状況で催促しても良いことはありません。
最初の招待メールだけでは必要な回答数が揃わなかった場合、リマインダーを送れば効果が見込めますが、それでも4回までに留めましょう。実際、回を重ねるごとにリマインダーの効果が全般に下がっていく（下のグラフを参照）だけでなく、迷惑メールと判定される可能性が高くなります。最初の4回まではおよそ3%の回答率（加算される可能性も）が見込まれますが、5回目以降は微々たる効果しかありません。
リマインダーは魔法の杖ではありません。招待メールで得られる回答数（最初の印象）に比べれば、リマインダーの効果は限定的です。受信者が最初のリマインダーに反応する確率は、招待メールに反応する確率の5分の1に過ぎず、リマインダーの送信回数が増えるたびに確率はさらに下がっていきます。
ですから、「回答数が足りなければリマインダーを何度も送ればいい」などと考えず、最初に送る• アンケートへの招待メールを最適化 することに心を砕きましょう。 招待メールこそが最も大切な要素であり、回答率に驚くほど影響します。そして本当にリマインダーが必要になった場合は、いつ送るか、目標は何かを慎重に決めてください。
メールリマインダーを完全にやめる必要はありませんし、やめるべきでもありません。セールスを担当したことがある人なら、結果を出す上で フォローアップがいかに大切か は承知しているはずです。リマインダーは非常に有効なツールですが、正しく使わなければ効果がありません。
