従業員オンボーディングフォーム: テンプレートと利用例

あなたが入社1日目の新入社員で、記入しなければならない書類の束を渡されたとしましょう。書いても書いても終わらない上、一部のフィールドは同じことの繰り返しのようです。今度は、逆の状況を想像してみてください。直感的で合理化された、簡単に記入が終わるフォームです。

従業員フォームは、スムーズなオンボーディング体験の構成要素で、会社の第一印象を決定づける要素でもあり、重要な書類です。

SurveyMonkeyの従業員フォームテンプレートは、従業員体験を向上させる手段として、従業員オンボーディングの全段階をサポートします。このガイドでは、基本的なフォームに焦点を当ててその重要性を解説し、フォームのカスタマイズや共有のベストプラクティスをご紹介します。 

効果的なオンボーディングを実施し、成功させるためには、よく設計されたフォームが必要です。人事チームにお薦めのオンボーディングフォームには、次のようなものがあります。

個人情報フォームを使うと、氏名や連絡先、緊急連絡先といった従業員データを収集・記録し、緊急時の迅速なコミュニケーションに役立てることができます。

緊急連絡先フォームは、緊急時に必要となる連絡先情報を収集します。このフォームは、緊急時の支援や、職場の安全性の向上に役立ちます。

口座振り込み承認フォームを介せば、給与支払いに必要な口座情報を従業員が安全に提出できます。口座振り込みならミスの生じるリスクが少ないため、従業員は期日に支払いを受け取れます。 

オンボーディングチェックリストを使うと、必要な書類からトレーニングのスケジュールまで、オンボーディングの重要なステップを明確にすることができます。

納税フォームは、給与管理や税務コンプライアンスに不可欠です。W-4に記入することで、申告資格や控除に基づいて源泉徴収が正しく計算されます。従業員側にミスや遅延が生じないよう、手順を明確に説明しましょう。

新入社員が福利厚生プランに加入したら、従業員福利厚生アンケートを送信してプランに関するフィードバックをもらいましょう。そうすれば、どの福利厚生が重宝されているか、どこを改善すべきかが特定できます。 

このオンボーディングアンケートは、新入社員から体験に関するフィードバックを収集し、人事部によるオンボーディングプロセスの改善に貢献します。

ここでは、従業員フォームを利用してポジティブかつ効率的なオンボーディング体験を提供する方法をご紹介します。 

従業員フォームは、採用時に一貫したフレームワークを提供してくれるため、非効率やミスが減少します。それによって時間が節約されるため、人事担当者は、新入社員の支援やオンボーディングプロセスの改善といった作業に集中することができます。

SurveyMonkeyのようなプラットフォームは、カスタマイズ可能なテンプレートや自動化ツールを通じてオンボーディングを合理化し、人事チームと新入社員の体験を強化します。自動化によって反復タスクや人的ミスが減少すれば、フォームへの記入が確実かつ正確に行えます。

従業員フォームは、多くの場合、個人情報や銀行口座などの機密情報を含みます。企業は、デジタル形式のフォームを安全なシステムに保管することで、データ保護法に準拠すると同時に、違反や不正アクセスのリスクを減らすことができます。

企業には、従業員データを安全に保護し、法律に準拠する義務があります。暗号化やアクセス制御といった強力なセキュリティ機能を備えたプラットフォームを通じて、機密情報を保護し、データ保護規制に準拠しましょう。

効率的なオンボーディングは、従業員と組織の間に信頼関係を築きます。プロフェッショナルなオンボーディング体験が提供されると、新入社員は、大切にされていると感じ、意欲を高めます。それが、仕事の満足度や定着率の向上にもつながります。よく整理されたフォームは、記入の手間を最小限に抑えるため、従業員の士気や信頼を高めます。

SurveyMonkeyの機能やカスタマイズ可能なテンプレートを使えば、従業員フォームを簡単に作成できます。

フォームを自由に作成したいという人事チームは、SurveyMonkeyを使ってゼロから柔軟に従業員フォームを作成できます。

SurveyMonkeyは、従業員フォームをすばやく作成できるよう、従業員をテーマにしたテンプレートを豊富に提供しています。 

AIを活用すると、人事の目標に沿った従業員フォームがすばやく作成できます。 

効果的な従業員フォームを作成するには、よく考えて設計し、戦略的に実施する必要があります。効率的でユーザーフレンドリーなフォームを作成するための、6つのベストプラクティスをご紹介します。

フォームの各セクションに表示する指示文は、簡潔かつ明瞭に書きます。指示がシンプルなら、誰にとっても記入しやすいフォームになり、ミスが減ります。

人事ポータルにフォームを組み込めば、オンラインで提出してもらうことができ、印刷やスキャンの手間がなくなるため、プロセスの合理化と時間の節約につながります。

フォームに不要なフィールドが含まれていると、回答者がフラストレーションを感じ、回答率が下がります。個人情報、税務情報、緊急連絡先など、本当に必要なデータだけを収集するようにしましょう。

従業員は、業務に追われ、1回でフォームを完了できない場合があります。途中でフォームを保存し、後でまた再開することが可能であれば、不適切または不完全なまま提出してしまうミスを防げます。 

オンボーディングプロセスでは、IDや資格などの書類が必要になることがよくあります。ファイルのアップロード オプションを用意すれば、必要なファイルを簡単に提出してもらい、1ヶ所に保管することができます。

フォームを提出した従業員に受領通知メールを送信し、情報が無事に届いたこと、今後質問が生じた場合の問い合わせ先を知らせましょう。

SurveyMonkeyは、オンボーディングプロセスを簡略化するために、そのまま使えるテンプレートを豊富に用意しています。

求人応募フォームテンプレートを使うと、候補者の評価プロセスを合理化することができます。これらのフォームでは、必要な情報をすべて応募者から収集できるため、資格や適性の評価が簡単になります。

新入社員からデータを集めるときは、従業員情報フォームテンプレートを使えば重要な個人情報や職歴・資格情報の収集プロセスをすぐに開始できます。このフォームを使うことで、重要な情報を直接集め、組織にスムーズに統合することができます。

従業員オンボーディング チェックリストを使って、完了したタスク、進行中のタスクを確認しましょう。

SurveyMonkeyは、ただのフォームビルダーではありません。従業員フォームを効率的に管理するための、オールインワンソリューションです。ここで、人事担当者がSurveyMonkeyを高く評価している理由をご紹介しましょう。

SurveyMonkeyの使いやすいテンプレートと機能で、オンボーディングプロセスを一新しましょう。人事担当者は、うまく構造化された従業員フォームにより、オンボーディングを最適化し、従業員体験管理戦略を改善することができます。